PDF de programación - Excel 2003

Microsoft Excel 2003

1. LA PANTALLA DE EXCEL1


Barra de
menús

Filas

Columnas

Seleccionar
todo

Barras de
herramientas

Barra de
fórmulas

Celda

Controlador
de relleno



A los archivos de Excel se les llama libros y tienen la extensión XLS.
Cada libro se compone inicialmente de 3 hojas, pero podemos agregar más,
eliminarlas, cambiarles el nombre, moverlas... haciendo clic con el botón dere-
cho del ratón en la etiqueta de una hoja.



Las hojas se componen de:



• Columnas: encabezadas por una letra; en orden alfabético desde la

A hasta IV.

• Filas: encabezadas por un número; desde 1 hasta 65.536.


1 En este manual no veremos los comandos y técnicas comunes en Excel y Word (gestión de
archivos, copiar, pegar...). Ya los estudiamos en el manual de Word.

Escola Pia Granollers



Página 2

Microsoft Excel 2003

• Celdas: intersección de una fila y una columna; se les denomina con

la letra de la columna y el número de la fila: A2, B7...

• Rango: varias celdas continuas; se les denomina con el nombre de la
primera celda, dos puntos y el nombre de la última: A4:A16, A5:C12...

Rangos de la imagen: B3:B7 D3:F3 B11:F13



Para seleccionar varias celdas o rangos discontinuos:



1. Seleccionamos el primero.
2. Pulsamos CTRL mientras seleccionamos los demás



Para desplazarnos por la hoja hacemos clic con el ratón en la celda don-
de queremos ir (utilizando, si es necesario, las barras de desplazamiento). Las
siguientes combinaciones de teclas también nos permiten movernos a lo largo
de la hoja o del libro:


Una celda hacia la derecha.
Una celda hacia la izquierda.
Una celda hacia arriba.
Una celda hacia abajo.


Av Pág

Re Pág

ALT+Av Pág

ALT+Re Pág
CTRL+ A la última celda ocupada de la fila.
CTRL+INICIO A la celda A1.
CTRL+ A la primera celda de la fila.
CTRL+FIN
A la última celda ocupada.
CTRL+ A la primera celda de la columna.
CTRL+Av Pág A la siguiente hoja del libro.
CTRL+ A la última celda ocupada de la columna. CTRL+Re Pág A la hoja anterior del libro.

Una pantalla hacia abajo.
Una pantalla hacia arriba.
Una pantalla hacia la derecha.
Una pantalla hacia la izquierda.

F5 o CTRL+I: aperece el cuadro Ir a donde escribimos la referencia de la celda.

2. ENTRADA DE DATOS


Para introducir información en una celda vacía, nos desplazamos hasta
ella y escribimos. Al acabar pulsamos ENTER. Si una vez que hemos comen-
zado a escribir deseamos anular lo escrito y dejar la celda tal y como estaba
pulsamos ESC.


Escola Pia Granollers



Página 3

Microsoft Excel 2003



Si la celda ya contiene información y nos situamos sobre ella, al comenzar a
escribir se borrará el contenido. Para evitar esto, si sólo queremos modificar la
información deberemos pulsar F2, con lo que entraremos en modo edición.
También se entra en modo edición haciendo doble clic en la celda.


• Texto: es todo aquello que Excel no es capaz de reconocer como otro

tipo de datos. Al introducirlo se alinea a la izquierda de la celda.

• Números: sólo introduciremos números y la coma si hay decimales,

pero no pesetas ni puntos. Se alinean a la derecha de la celda.

• Fórmulas: todas las fórmulas empiezan por el signo =. En pantalla ve-
remos el resultado y en la Barra de fórmulas la fórmula. Puede ser
una fórmula basada en valores absolutos (=4*110) o tomar sus datos
de otras celdas (=C4*C5), en cuyo caso cada vez que actualicemos
una de las celdas a las que hace referencia la fórmula el resultado de
ésta se actualizará automáticamente.

• Funciones: para realizar operaciones más complejas. Escribiremos el

signo =, el nombre de la función y los parámetros entre paréntesis.

• Fechas y horas.

Para cambiar el formato vamos a Formato / Celdas / Número, donde
elegimos el formato adecuado. Por ejemplo, puede ocurrir que introduzcamos
un número que queremos que sea texto (como un número de teléfono o el có-
digo postal, que son números que no van a participar en operaciones); o para
cambiar el formato de las fechas y horas:



Escola Pia Granollers



Página 4



Microsoft Excel 2003

3. EL RATÓN



El ratón adopta diferentes formas según la acción que se realiza:



Seleccionar

Mover


Cambiar tamaño filas y columnas Controlador de relleno



3.1. SELECCIONAR


Para seleccionar una celda hacemos clic en ella cuando el
ratón adopta la forma que vemos en la imagen. Para seleccionar
un rango hacemos clic en la primera celda del rango y arrastra-
mos hasta la última celda. O también hacemos clic en la primera
celda, mantenemos pulsada MAYÚS y hacemos clic en la última celda (muy útil
para rangos amplios).


Para seleccionar varias celdas o rangos no adyacentes seleccionamos el
primer rango, y mantenemos pulsada CTRL mientras seleccionamos los de-
más.

Seleccionar todo


Para seleccionar todas las celdas de la hoja hacemos clic en
el botón Seleccionar todo, que está en la esquina superior iz-
quierda.


Para seleccionar una fila o una columna hacemos clic en el encabezado
de fila o de columna. Para seleccionar varias filas o columnas, hacemos clic en
el encabezado de la primera y arrastramos.



3.2. MOVER


Cuando colocamos el ratón en el borde de una
celda o de un rango, el ratón adopta la forma de 4 fle-
chas. Si arrastramos, movemos el contenido.

Encabezado
de columna

Encabezado
de fila



Escola Pia Granollers



Página 5

Microsoft Excel 2003

de mover, copia.



Si mantenemos pulsada CTRL mientras arrastramos el ratón, en lugar


Para arrastrar la selección a una hoja de cálculo diferente del libro, man-

tenemos presionada ALT y arrastramos a la etiqueta de la hoja.

3.3. CAMBIAR LA ALTURA DE FILAS O LA ANCHURA DE COLUMNAS


Si colocamos el ratón entre los encabezados de 2 columnas o de 2 filas,
el ratón adopta la forma de 2 flechas. Si arrastramos, podemos cambiar la an-
chura o la altura de la fila o columna. Si tenemos seleccionadas varias filas o
columnas, se cambia la altura o la anchura de todas (para seleccionar una co-
lumna o una fila entera hemos de hacer clic en el encabezado de fila o colum-
na).



Ajuste perfecto: si en lugar de arrastrar hacemos doble clic, las co-
lumnas seleccionadas se adaptarán automáticamente al contenido de
las celdas. Es decir, se ensancharán o estrecharán según el conteni-
do de las celdas.

Hacemos clic y arrastra-
mos para cambiar la an-
chura.

Hacemos clic y
arrastramos para
cambiar la altura.


3.4. CONTROLADOR DE RELLENO. SERIES.


minará su contenido y:


Si arrastramos el controlador de relleno de una celda o rango, Excel exa-

Copia: al arrastrar hacia la derecha o hacia abajo copia el contenido

de la celda o rango.

Serie: si es el principio de una serie (por ejemplo, “lunes”), completa

la serie (“martes, miércoles...”).



Escola Pia Granollers



Página 6

Microsoft Excel 2003

Si queremos crear una serie, pero al arrastrar el controlador de relleno
no completa la serie sino que copia el contenido de la celda, hemos de selec-
cionar los dos primeros elementos de la serie antes de arrastrar el punto de re-
lleno:



En resumen, si Excel sabe que es el principio

En este ejemplo, hemos intentado crear la serie partiendo del año
“1999”, pero sólo ha copiado. Para la serie, tenemos que escribir los dos prime-
ros elementos de ella, seleccionarlos y después
arrastrar el controlador de relleno.


de una serie, la rellena; si no lo sabe, copia.


Ahora con las últimas versiones de Excel es
todavía más fácil, porque al arrastrar el controlador
de relleno nos aparece una etiqueta inteligente
donde podemos elegir lo que queremos.


Las series son muy útiles pues nos ahorra-

mos tener que introducir muchos datos. Si queremos crearnos nuestras propias
series vamos a Herramientas / Opciones / Listas personalizadas. Seleccio-
namos Nueva lista, y en Entradas de lista escribimos la serie. Finalmente
hacemos clic en Agregar.


Escola Pia Granollers



Página 7

Microsoft Excel 2003



4. BORRAR, ELIMINAR E INSERTAR


Si hemos introducido información incorrecta en una celda o rango y de-
seamos borrarla, tenemos varias formas de hacerlo. La más sencilla es situar-
nos en ella y pulsar SUPR, con lo que borraremos los datos incluidos, pero no
el formato. Otra forma es:

• Seleccionar la celda o rango a borrar.
•

Ir al menú Edición / Borrar, con lo que nos saldrá un submenú
con las siguientes opciones:

- Todo: elimina el contenido y el formato.
- Formatos: tan sólo borra el formato de la celda.
- Contenido: borra sólo el contenido.


Si vamos a Edición / Eliminar eliminamos física-

mente las celdas seleccionadas, o también podemos
elegir toda la fila o toda la columna.


Si por el contrario, necesitamos insertar celdas, fi-
las o columnas, vamos al menú Insertar. Para insertar
celdas vamos a Insertar / Celdas. Para insertar filas o
columnas, seleccionamos antes tantas filas o columnas
como queremos insertar y vamos a Insertar / Filas o In-
sertar / Columnas. Es decir, si necesitamos 4 filas de-
lante de la fila 6, seleccionamos las filas 6, 7, 8 y 9, va-
mos a Insertar / Filas y veremos cómo Excel inserta 4
filas delante.

5. FÓRMULAS Y OPERADORES

Todas las fórmulas han de empezar por el signo =.

Para realizar operaciones con números o referencias de
celdas o rangos, los operadores son:


< Menor que
> Mayor