PDF de programación - Base de Datos - Compras

Dpto. de Matemática Aplicada y Ciencias de la Computación

Base de Datos
Compras

Diseño. Creación de las tablas y sus relaciones. Creación de Formularios. Creación
de un Informe

Area de Ciencias de la Computación e Inteligencia Artificial
01/01/2011



Diseño de la Base de Datos

La figura 1 muestra el diseño de la base de datos Compras.

Base de datos “Compras”. Diseño. MS Access

La tablas correspondientes a la base de datos se muestran a continuación:

Fig ura 1. Diseño de la Base de Datos de Compras

Tabla Artículos



Introducción a las Bases de Datos



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Base de datos “Compras”. Diseño. MS Access



Tabla Proveedores



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Base de datos “Compras”. Diseño. MS Access



Tabla Pedidos



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Base de datos “Compras”. Diseño. MS Access



Tabla Lineas



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Creación del resto de las tablas

La Figura 2 muestra un ejemplo de pedido.

Base de datos “Compras”. Diseño. MS Access

Fig ura 2. Eje mplo de pedido.



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Base de datos “Compras”. Creación de las tablas y sus relaciones. MS Access

Base de Datos de Compras. Creación de las tablas y sus relaciones.

La figura 1 muestra la ventana general de Access que se encuentra el usuario al entrar en “Microsoft Access

2007”.

Fig ura 1. Ven tana de entra da de Access 2007.



Pulsando sobre su icono, se elegirá la opción “Base de datos en blanco” para crear la base de datos

partiendo de cero, apareciendo en el marco derecho la opción

de seleccionar el directorio donde se

quiere ubicar el archivo que contendrá la base de datos y el nombre que se le desea dar, en este caso

“Compras” (Figura 2). Una vez seleccionados los valores se presionará el botón “Crear”.

Fig ura 2. Aspecto de la ventana para dar nombre y ub icación de la nueva base d e datos.




Aparecerá la pantalla que se ve en la figura 3. Donde se ve la tabla de la base de datos que ha generado

Access abierta en modo “Hoja de Datos” (permite introducir directamente registros en la tabla).

Base de datos “Compras”. Diseño. MS Access

Fig ura 3. Ven tana para la creación de una primera tabla.

En el marco de la izquierda se ven todas las tablas que forman parten de la base de datos. Actualmente una

sola tabla que se llama “tabla 1”.

Pero las aplicaciones Access constan de otros objetos además de las tablas. En Access se pueden generar

objetos de las siguientes clases:



• Tablas

• Consultas

• Formularios

•

Informes

• Macros

Desde el marco izquierdo se podrán observar los distintos objetos que formen parte de la aplicación. Para

ello basta con hacer click sobre el título del marco y aparecerá un menú desplegable donde se pueden

seleccionar las diferentes categorías en las que Access 2007 nos permite ver los objetos y dentro de cada

categoría filtrar.

Creación de las tablas.

Antes de crear la primera de las tablas que forman parte de la Base de Datos de Compras se eliminará la

tabla que crea Access por defecto. Cerrar Tabla1 pulsando (X) en la parte superior derecha de la pestaña

“Tabla1”.

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Base de datos “Compras”. Diseño. MS Access


Tabla Artículos

La tabla “Articulos” recoge los diferentes materiales que la empresa utiliza o prevé utilizar.

En el menú principal de la aplicación se selecciona la opción Crear. Desde esta opción se pueden crear los

diferentes objetos que pueden formar parte de una aplicación Access. Ver figura 4.

Fig ura 4. Ven tana vacía co n la opción Crear .



Seleccionada la pestaña “Crear”, dentro de esta opción, se observa el subgrupo “Tablas” y se pulsa en el

icono “Diseño de tabla”. Lo que esquemáticamente se representa como:

Crear  (Tablas)  Diseño de tabla

En el marco inferior derecho aparece la nueva tabla en vista “Diseño”. Desde esta vista se pueden ir

introduciendo los diferentes campos que forman la tabla así como las propiedades de cada uno de ellos.

Una vez introducidos todos los campos con sus propiedades se guarda la tabla

dándole el nombre de

“Articulos”. Si no se asigna clave principal a la tabla antes de guardarla Access preguntará si se desea

crearla. En este caso se cancela la acción y se selecciona el campo “codigart” que constituirá su clave

principal. A continuación se indicará que ésta será la clave principal. Para ello (ver figura 5):

Diseño  (Herramientas)  Clave principal

Figura 5. Sele ccionado el i cono para asignación de clave principal.



El resultado de la tabla “Articulos” una vez creados todos sus campos se puede observar en la figura 6.

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Base de datos “Compras”. Diseño. MS Access

Fig ura 6. Diseño fina l de la tabla Ar ticulo s.

Creación del resto de las tablas

Para crear el resto de las tablas se siguen los mismos pasos dados en el apartado anterior.



La tabla “Proveedores” está destinada a contener información sobre los posibles suministradores de los

materiales de la tabla “Articulos” (figura 7). En su definición, se tendrá en cuenta que se dispone de una

ayuda

para el diseño de máscaras de entrada y que, para restringir los valores de la columna

“procepro” los pasos en el diseño son: en la pestaña “Búsqueda”, seleccionar “Cuadro combinado” en la

columna de la derecha, asignando a la propiedad “Tipos de origen de la fila” el valor “Lista de valores”, así

como los valores permitidos en la propiedad “Origen de la fila”.

Fig ura 7. Diseño fina l de la tabla Proveedores.

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La tabla “Pedidos” contiene los pedidos realizados a cada suministrador. En esta tabla se almacenan los

datos generales de la factura (figura 8).

Base de datos “Compras”. Diseño. MS Access

Fig ura 8. Diseño fina l de la tabla Pedidos.



La tabla “Lineas” contiene información sobre cada artículo que se solicita en un pedido (figura 9).

Fig ura 9. Diseño fina l de la tabla Li neas.



Relaciones entre las diferentes tablas.

Las tablas de una base de datos se refieren unas a otras. En este caso, para establecer las referencias entre

estas tablas, en el menú principal de la Access se selecciona:

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Herramientas de base de datos  (Mostrar u ocultar)  Relaciones

Base de datos “Compras”. Diseño. MS Access

Con ello, aparece una ventana desde la que se pueden ir agregando las diferentes tablas que constituyen el

esquema relacional. Una vez incorporadas las tablas hay que crear las conexiones entre ellas, para ello, se

pulsa sobre uno de los campos implicados en la conexión y se arrastra hasta el correspondiente campo de

la otra tabla. Con ello, surge el cuadro de diálogo de la figura 10. En él, se selecciona “Exigir integridad

referencial” y no se seleccionan las opciones de actualizar y eliminar en cascada, tal y como aparece en la

figura 10.

Fig ura 10. Cuadro de diálogo para definir la referencia entre tab las.

El resultado del esquema relacional final se puede ver en la figura 11.



Fig ura 11. Esq uema re lacional de la ba se de datos Compra s.



Introducción de datos directamente sobre las tablas.

A continuación se introducen algunos datos para ser utilizados en el desarrollo de los ejemplos. Ver figuras

de la 12 a la 15.



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Base de datos “Compras”. Diseño. MS Access

Fig ura 12. La tab la Provee dores con datos.



Fig ura 13. La tab la Ar ticulos con datos.

Fig ura 14. La tab la Pedidos con datos.

Fig ura 15. La tab la Linea s con datos.



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Base de datos “Compras”. Creación de formularios. MS Access



Base de Datos de Compras. Creación de formularios.

Como se ha visto anteriormente la manipulación de los datos guardados en las tablas se puede realizar

directamente desde éstas abriéndolas en vista “Hoja de Datos”. Sin embargo, hay otra alternativa para ver

y actualizar esos datos de una forma más sencilla y controlada; ésta consiste en el uso de formularios.

Los formularios deben ser los mecanismos de acceso a los datos para los usuarios finales.

Según su complejidad, se puede distinguir entre dos clases de formularios:

• Formularios simples.

• Formularios múltiples (formularios que contienen a su vez otro(s) formulario(s)).

Creación de formularios simples. Formularios para las tablas “Articulos” y “Proveedores”.

Para la generación de los formularios se utilizará el “Asistente para Formularios” que incorpora Access

2007. Para ello, en el menú principal se realizará la siguiente selección:

Crear  (Formularios)  Más Formularios  Asistente para formularios

Con ello, aparece la ventana de la figura 1.

Fig ura 1. Pri mera ventana del asistente para for mula rios.



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Base de datos “Compras”. Creación de formularios. MS Access


Lo primero es seleccionar los campos que se quiere formen parte del formulario, en este caso todos los

campos de la tabla Articulos, y se pulsa “Siguiente”.

A continuación el asistente pregunta por la distribución geométrica de los campos en el formulario. En este

caso se ha optado por la distribución “En Columnas”, por lo que al usuario final se le mostrarán los registros

de la tabla de uno en uno.

En el siguiente paso el asistente pre