PDF de programación - MS Excel Fundamental

MS Excel Fundamental

Por Luis A. González‐López

Objetivos

 Familiarizarse con los conceptos
 Conocer el poder y la utilidad

MS Excel

 El uso primordial de MS Excel es para el análisis de 

datos (data analysis)

 Excelente herramienta para crear hojas de calculo

“Workbook”, “Spreadsheet” y 

“Views”

 Documento se conoce como “Workbook” (cuaderno)
 Workbook es una colección o agrupación de 

“Spreadsheets” (hojas de cálculo)

“Workbook”, “Spreadsheet” y 

“Views”

“Workbook”, “Spreadsheet” y 

“Views”

 Spreadsheet es un arreglo (tabla) compuesto de 

celdas, accesibles por la fila y columna a la que cada 
una pertenece.

“Workbook”, “Spreadsheet” y 

“Views”

“Workbook”, “Spreadsheet” y 

“Views”

 “Views” (vistas), son diferentes modos de ver un 

spreadsheet en pantalla

“Workbook”, “Spreadsheet” y 

“Views”

El Sistema de Celdas (Cells)

 Son la unidad que contiene la información
 Información puede ser:

• Simple (numero, texto, fecha)
• Compuesta  (ecuación simple, fórmula)

 Celdas se identifican por su columna (letra) y fila (número)
 El contenido de una celda puede combinar valores para 

propósitos de automatización

 Estos valores pueden ser locales o referencias a otras 

celdas

Selección

 Las operaciones en Excel son ejecutadas contra la 

“selección”

 La selección puede ser una celda, o un arreglo 

(fila/columna o tabla) de celdas

 El “menú de contexto” (context menu), ofrece 

operaciones relevantes a la selección.  Menú “en el 
contexto” de la selección.

Corta, Copiar y Pegar
(Cut, Copy & Paste)

 Cortar (cut), remueve la selección y la coloca en una 

memoria temporera (clipboard), para luego ser 
pegada (pasted) donde sea necesario.

 Copiar (copy), crea una copia de la selección en el 

clipboard para luego ser pegada donde sea necesario.

Moviéndonos en Excel

 Ribbons

 “Sheets” (hojas)
 “Formula Bar”
 Zoom
 “Panes” (paneles)

Moviéndonos en Excel

 “Panes” (paneles)

Insertando y Removiendo
(Columnas, Filas y Celdas)

 Se puede insertar:

• columnas, filas y celdas

 Se puede remover:

• columnas, filas y celdas

Manejando la Información

 El contenido de las celdas se pueden propagar a 

celdas adyacentes (Autofill)

Manejando la Información

 Transposición puede invertir el contenido 

intercambiando filas por columnas.

Referencias

(Relativas y Absolutas)

 El contenido de una celda puede ser referenciado
 Formato de referencia: =<SHEET>!<FILA><COLUMNA>

• Ejemplo:

=Sheet1!G18
(Contenido de la hoja “Sheet1”, el contenido de la celda en la 
posición “G” (columna) y 18 (fila))

 Las referencias son relativas, pero pueden ser absolutas

 Ejemplo:
 Sheet1!$G$18

Fórmulas

 Celdas pueden utilizar formulas para reducir la 

complejidad de sus cálculos.

 Se clasifican en varios grupos: financiero, lógica, 

matemática, texto, estadística, etc…
• Ejemplo:

=left(“palabra”, 3)
(resultado: “pal”)

Unas Palabras Sobre la “Data”

 Los datos (data) en Excel son una colección de “medidas”
 Las medidas se clasifican en 2 grupos, 2 tipos cada uno:

• Cualitativa:
 Nominal
 Ordinal

• Cuantitativa:
 Intervalo
 Razón

Unas Palabras Sobre la “Data”

continuado

 Nominal – son datos descriptivos donde las medidas no 

siguen un orden (ej.: “hombre, mujer”, “azul, rojo”)
 Ordinal – son datos descriptivos donde las medidas 

pueden describir una dirección , orden, o intensidad (ej.: 
“no, si”, “bajo, alto”)

 Intervalo – son datos numéricos que pueden ser sumados 
y restados entre ellos, pero no hay “razón” entre ellos (ej.: 
temperatura en celsios, fechas)

 Razón – son datos numéricos con un referencia absoluta, 
generalmente por ser concretos.  Existe razón entre ellos 
(divididos) (ej.: temperatura en Kelvin, masa, distancia)

Formateando la Data

 La data en Excel tiene que ser especificada por su 

categoría (ejemplo: dinero, fecha, texto, etc.)

 Mecanismos de presentación en Excel son similares a 

los de MS Word (ejemplo: “font”, “alignment”, 
colores, etc.)

Analizando la Data

 Excel posee herramientas para análisis de data por 

medio de “Add‐Ins”

 Generalmente los métodos de análisis de data utilizan 

recursos visuales como la “gráficas”

 Diferentes tipos de gráficas aplican a diferentes tipos 

de medidas.
 Gráficas de “barra” aplican a medidas cualitativas
 Gráficas de “histogramas” y frecuencia aplican a 

medidas cuantitativas

Gráficas

 Las gráficas toman ventaja de nuestra capacidad humana 

de capturar mucha información visual

 La información es representada por los elementos visuales 

de una grafica:
Ejemplo:
 Ejes – Los ejes enumeran cantidades que acomodan el sujeto 

en las dos (2) dimensiones de la vista

 Colores – Los colores puede clasificar información cualitativa
 Tamaños – Los tamaños pueden representar magnitudes
 Dimensiones – Las dimensiones extras permiten la 

coexistencia de múltiples series de valores

Gráficas

Colores

Producción

6
5
4
3
2
1
0

Colores

3

5

3

3

5

5

BLACK
BLUE
GREEN
RED
WHITE
YELLOW

BLACK
BLUE
GREEN
RED
WHITE
YELLOW

1000

565

455

456

546

677

478

546

788

Produccion
Tornillos
Prodiccion Tuercas

Prodiccion Tuercas

0

Abr

6
5
4
3
2
1
0

Produccion Tornillos

May

Jun
Jul
Colores

BLACK
BLUE
GREEN
RED
WHITE
YELLOW

0

2

4

6

8

Gráficas

 Excel posee un catalogo riguroso de tipos de gráficas 

para visualizar medidas:
 Bar
 Line (líneas)
 Area
 Pie
 Scatter (dispersión)
 Burbujas y Radares

Gráficas

 Graficas se componen de:

 Series
 Categorías

 Una “serie” es una colección de valores. Un valor por 

cada categoría

 Una “categoría” es una medida cualitativa 

(mayormente) que describe el valor.

Gráficas

 En las gráficas, generalmente los ejes son 

representados de la siguiente manera:
 Horizontal = Categoría
 Vertical = Valor

 Las gráficas pueden contener múltiple series.  En 

estos casos una representación tres‐dimensional es 
favorable.

Gráficas

 Ejemplo:

Series (Valores separados por comas}:

Producción Tornillos = {455, 546, 478, 788}
Producción Tuercas = {565, 456, 677, 546}

Categorías:
Meses

= {Abr, May, Jun, Jul}

Gráficas

Gráficas

Producción

800

700

600

500

400

300

200

100

0

565

455

546

456

478

677

788

546

Abr

May

Jun

Jul

Produccion Tornillos
Prodiccion Tuercas

Prodiccion Tuercas

Produccion Tornillos

Gráficas

 Bar

Colores

6

5

4

3

2

1

0

BLACK
BLUE
GREEN
RED
WHITE
YELLOW

BLACK

BLUE

GREEN

RED

WHITE

YELLOW

Gráficas

 Line (líneas)

Colores

6

5

4

3

2

1

0

Colors

BLACK

BLUE

GREEN

RED

WHITE

YELLOW

Gráficas

 Area

Colores

6

5

4

3

2

1

0
BLACK

BLUE

GREEN

RED

WHITE

YELLOW

Colors

Gráficas

 Pie

5

3

3

Colores
3

5

5

BLACK
BLUE
GREEN
RED
WHITE
YELLOW

Gráficas

 Scatter

Trayectoria Huracán

d
u
t
i
t
a
L

19.2

19

18.8

18.6

18.4

18.2

18

17.8

17.6

17.4

64

64.5

65

65.5

66

66.5

67

67.5

68

Longitud

Gráficas

 Bubble

Colores

6

5

4

3

2

1

0

BLACK
BLUE
GREEN
RED
WHITE
YELLOW

0

1

2

3

4

5

6

7

“Data Tables”

 “Data Tables” son un mecanismo inteligente de 

manejar datos tabulados en Excel

 Provee la encapsulación de la tabla para una 

referencia limpia y controlada

 Incorpora funciones comunes de tablas como:

• Orden de filas
• Filtros por columnas
• Totales

“Data Tables”

Insert Table

“Pivot Tables”

 “Pivot Tables” se utilizan para:
1. Agrupar medidas cualitativas
2. “Agregar” medidas numéricas (o cuantitativas)

 Trata los valores cualitativos como “labels” 

(etiquetas) de las filas del Pivot Table de forma 
agrupada

 Trata los valores cuantitativos como la “data 

agregada” del Pivot Table según el grupo (de la 
etiqueta) al que pertenecen

“Pivot Tables”

 El propósito de una tabla es almacenar información 

en filas (records).

 Este arreglo no es ideal para visualizar información
 Así como la graficas, los “pivot tables” organizan la 
información de una tabla con el propósito hacerla 
mas presentable y fácil de analizar.

“Pivot Tables”

Insert PivotTable

“Pivot Tables

Formateo Condicional

 Permite modificar el estilo y presentación de la data 

en áreas del spreadsheet según condiciones 
especificas

 Se configura por medio de “reglas”

Formateo Condicional

“Sparklines”

 Son compactas gráficas que caben en una celda
 Permiten una visualización del comportamiento de las 

medidas en un arreglo (lista o tabla) 

Recursos

 Youtube
 Google
 Wikipedia http://www.wikipedia.org

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http://www.google.com

Preguntas