PDF de programación - Guía rápida de Excel - Controles y macros

Controles y macros

A.Roldán 2010

Guía rápida de Excel



Controles y macros

Ideas previas


 Grabación de una macro
 Asignación de una macro a un objeto
 Programación de macros sencillas
 Uso de botones
 Definición de funciones
 Otros controles
 Macros de apertura



Ideas previas

¿Qué es una macro?

Una macro es un conjunto de operaciones de Hoja de
Cálculo que el programa memoriza para repetir ese
conjunto cada vez que se desee.

En el uso de macros podemos distinguir tres operaciones:

 Usar macros que han programado otras personas.
 Grabar y ejecutar nuestras propias macros
 Aprender a programar macros mediante el lenguaje

Basic de Excel

En esta guía estudiaremos algunos detalles de cada uso

¿Dónde se guardan las macros?

Las macros están alojadas en unos contenedores llamados
módulos. Pueden pertenecer a las carpetas generales de
Excel, en cuyo caso se pueden ejecutar en cualquier
hoja de cálculo, o bien estar destinadas sólo a una
hoja, y estas serán las que nos interesen en este
momento, porque las otras es peligroso tocarlas.



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Abre la cinta Programador y usa el primer botón de la
izquierda Visual Basic para ver qué macros tiene definidas
tu hoja de cálculo.

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Pudiera ser que no tengas a la vista esa cinta. En ese caso
entra en las Opciones de Excel desde el botón de Office y
busca el apartado Más frecuentes. Ahí puedes elegir
Mostrar Ficha Programador.



En la imagen se pueden ver
de
algunas macros
las
pertenecientes a
la hoja
divisibilidad.xls, contenida en
esta página web.

Estudia bien esta ventana. A la
izquierda figuran las carpetas
generales
EUROTOOL,
ATPVBAEN, etc., que no
debes tocar. Debajo figura la
hoja que está abierta, divisibilidad.xls. En su carpeta
Módulos figura el módulo Module1 que el autor ha creado
para contener todas sus macros. El código de estas macros
figura a la derecha: esprimo, mcd, mcm,...que son los
algoritmos de divisibilidad que se han implementado en las
macros. Las carpetas Hoja1, Hoja2, etc. no las debes
alterar.


Los códigos de macros, si no tienes experiencia en
programación, te parecerán ininteligibles. Cierra sin



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cambiar nada y no creas que hay que dominar esto para
usar macros, porque seguidamente aprenderás a grabarlas
automáticamente.

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Seguridad de las macros

Como una macro puede contener virus, Excel
define varios niveles de seguridad para el uso
de las mismas. Puedes cambiar el nivel con el
botón Seguridad de macros,
Programador.

incluido en

la cinta

Si sólo vas a abrir hojas con macros de procedencia fiable
puedes elegir el nivel más bajo, pero en caso contrario,
vuelve a niveles altos de seguridad cuando trabajes con
otras hojas.



Grabación de macros

Para que te inicies en la grabación de macros, crearemos
una que borre un rango de celdas, por ejemplo B4:D12

Para crear una macro mediante grabación has de seguir
esta secuencia:

1. En la cinta Programador elige el botón Grabar macro



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2. Se abrirá una ventana que contiene tres preguntas

importantes:



Nombre: Puedes darle el de Borrar

Método abreviado: No es imprescindible responder.
Si eliges una combinación de teclas que ya esté
ocupada, Excel te cambiará las de prefijo.

Guardar macro en: Lo normal es que le indiques
“Este libro”. Es lo más prudente, para no crear
conflictos con tras hojas.

La descripción es optativa.

3. Realizas manualmente las operaciones que deseas
que automatice la macro, en este caso borrar el rango
B4:D12

4. Decides Finalizar la grabación, para lo que usas el
mismo botón de grabación, que ahora habrá cambiado
a “Detener grabación”



La macro se guardará sin consultarte más.

Intenta recorrer esa secuencia con el ejemplo propuesto:



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1. Recuerda bien qué celdas deseas borrar. En este caso,
desde B4 hasta D12

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Pulsa el botón Grabar Macro.

2. Asigna nombre y destino a la macro. Por ejemplo:
“Borrar” y guardar “en este libro”

3. Realiza manualmente las operaciones para borrar los
datos:

(a) Selecciona los datos B4:D12

(b) Pulsa la tecla Supr

4. Pulsa sobre el botón de Detener grabación

5. Ejecuta la macro Borrar.

Escribe varios números en el rango B4:D12, para probar tu
macro.

Si le has asignado una combinación de teclas, como
Ctrl+Mayús.+B, úsala y verás cómo se borra todo. Si
no le has asignado teclas, usa el
botón Macros, que te abre la lista de las
existentes. Señala “Borrar” y usa el
botón “Ejecutar”

Inmediatamente se borrarán los datos
del rango.



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Asignación de una macro a un objeto

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inmediata un
Para ejecutar una macro de
procedimiento rápido es asignarla a una imagen, forma,
cuadro de texto o cualquier otro objeto que lo admita. Una
vez creada la imagen o la forma, basta usar el botón
derecho para acceder a la orden de asignar una macro.

forma



En la lista de macros se elige la adecuada y se acepta.



Así, en este ejemplo, cada vez que pulsemos sobre la cara
sonriente se ejecutará la macro “Borrar”.



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Programación de una macro sencilla

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Crearemos alguna macro sencilla, y simultáneamente
aprenderemos algunas operaciones sobre celdas.

Incremento del valor de una celda

Escribe un número cualquiera en la celda B4 y algún rótulo
de presentación sobre ella. Por ejemplo así:

Incremento de una celda



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Inserta a su lado una forma
parecida a un botón



Guarda la hoja con el nombre prueba u otro similar.

Un detalle
habilitado para macros.

importante: Debes guardarlo como

libro



Accede a la edición de una macro
nueva pulsando el botón Macros de
la cinta Programador. En
la
ventana correspondiente asigna el
nombre de incrementar a la macro,
indica que se guarde “En este libro”
y pulsa el botón de Crear.

Así accederás al Editor de Visual
Basic, que te habrá escrito ya la



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cabecera y el final del código de macro. Simultáneamente
te habrá creado un módulo contenedor.

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Ves que ha escrito:

Sub incrementar()
End sub

El código de una macro ha de comenzar con la palabra
clave Sub seguida del nombre asignado y de paréntesis
para posibles argumentos (aquí no hay) y ha de terminar
con End sub.

Nuestra macro está creada, pero vacía de contenido, no se
sabe qué va a hacer. Para concretarlo has de escribir
órdenes propias del lenguaje Basic entre la cabecera y el
final. Para saber qué hacer necesitas un curso de lenguaje
Basic, pero aquí usaremos algunas órdenes sencillas.

Escribe en medio este código de macros (puedes copiarlo
desde esta misma página web con CTRL-C y CTRL-V),
aunque todavía no lo entiendas:

Sub incrementar
v=ActiveWorkbook.Sheets(1).Cells(4,2).Value
v=v+1
ActiveWorkbook.Sheets(1).Cells(4,2).Value=v
End sub



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Esta macro te incrementa de 1 en 1 el valor de la celda B4.
Después la explicaremos. Guarda la hoja que estás
creando.

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Ahora viene lo más fácil: Señala la imagen del botón y
pulsa el botón derecho. Elige la opción de
Asignar macro... Se
te abrirá este
cuadro de diálogo y en él eliges la macro
incrementar. Selecciónala
y pulsa
Aceptar.

Con esto, cada vez que pulses sobre la
imagen (el puntero del ratón se transformará en un dedo
señalador) se incrementará el valor de la celda B4.



Explicación del código

Aunque este documento no pretende enseñarte a
programar, te vendrá bien saber interpretar el código que
has copiado:

Sub incrementar
v=ActiveWorkbook.Sheets(1).Cells(4,2).Value
v=v+1
ActiveWorkbook.Sheets(1).Cells(4,2).Value=v
End sub

Lo explicamos por partes:

Todas las macros han de comenzar con la palabra clave
Sub seguida del nombre de la macro (en este caso
incrementar) y han de terminar con la línea End sub.



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En la segunda línea y en la cuarta se usan tres palabras
que conviene interpretar bien. Son nombres de objetos de
Excel.

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ActiveWorkbook: Se
OpenOffice.org que tienes abierto.

refiere al archivo actual de

Sheets(1): Se refiere a la hoja en la que se actuará, en
este caso, la primera.

Cells(4,2).Value: Es la referencia al objeto celda B4. El 2
se refiere a la columna B, que es la segunda, y el 4 se
refiere a la cuarta fila. La palabra Value lee el contenido de
la celda.

Explicado esto, se entiende mejor lo que ejecuta la macro:

Línea 1: Comienzo obligatorio con la palabra Sub y el
nombre de la macro.

Línea 2: Se lee el valor de la celda B4 (palabra value) y el
resultado se guarda en una variable llamada v.

Línea 3: Se incrementa v en una unidad.

Línea 4: Se copia el valor de v en la celda B4 de nuevo,
pero ya incrementado.

Línea 5: Sentencia obligatoria end sub

La explicación anterior sólo pretende que
te vayas
acostumbrando a la forma de trabajar en Basic. Un
aprendizaje más