PDF de programación - Módulo 2: Edición de datos en tablas - Bases de datos en la enseñanza. Open Office

Ministerio de Educación

Base de datos en
la Enseñanza.
Open Office

Módulo 2: Edición de datos en tablas

Instituto de Tecnologías Educativas
2011

Bases de datos en la enseñanza

Edición de datos en tablas

Una vez creada la tabla, añadidos los campos necesarios y asignada la clave primaria para reconocer inequívocamente cada registro, el siguiente
paso será introducir en la tabla toda la información que deseemos almacenar. Veamos como hacerlo.

Objetivos

Borrar, modificar y añadir datos a la tabla una vez creada.

Trabajar con los registros de la tabla: añadir registros, eliminarlos, duplicar uno o varios registros.

Localizar información en la tabla mediante los comandos Buscar y Autofiltro.

Ordenar de manera sencilla la información contenida en la tabla.

Mejorar el aspecto de la tabla y de esta forma hacer más sencillo el acceso a sus datos.

Utilizar el Asistente para tablas.

Añadir datos a una tabla

Como acabamos de comentar, una vez definida y creada la estructura de la tabla, tenemos todo dispuesto para comenzar a introducir datos. Si bien
es cierto que los formularios son la herramienta específica para añadir información en una base de datos, podemos prescindir de ellos a la hora de
realizar pequeñas operaciones de edición. En estos casos podemos trabajar directamente sobre las tablas de nuestra base de datos, añadiendo
nuevos registros, modificando valores o eliminando cualquier dato.

Actividad 3

1. Como punto de partida utiliza la base de datos de la última actividad donde has creado la tabla Alumnos.

2. Comprueba que el objeto Tablas se encuentra seleccionado en el margen izquierdo y después, haz doble clic sobre el nombre de la

tabla para abrirla en el modo Edición. El aspecto de la ventana será similar al que muestra la figura 2.14.

1Figura 2.14



3. El cursor aparecerá en el primer campo del primer registro. Basta con empezar a escribir los datos para que estos aparezcan en los
diferentes campos. Podemos desplazarnos a lo largo del registro con las teclas de cursor, con el tabulador o pulsando la tecla Intro.

Para escribir la fecha de nacimiento podemos introducir los datos separados por guiones, barras de división o por puntos y Base se
encargará de adaptar los valores al formato admitido por el programa. Observa la figura 2.15.

Figura 2.15



Con estos sencillos pasos podemos ir añadiendo datos a la tabla, pero no olvides que al terminar de introducir todos los campos de un

2registro y pasar al siguiente, el anterior quedará guardado automáticamente en la tabla. El botón
acción de forma manual.

también permite hacer esta misma

Importante

Es importante saber que el comando Deshacer NO permite anular la inserción de un registro completo.

Al introducir los datos debemos tener la precaución de rellenar los campos conforme a la definición que hemos hecho de la tabla. Base no detecta
todos los errores y en este caso, es posible que transforme los datos a un valor por defecto equivocado. Del mismo modo, si intentamos almacenar
un registro sin rellenar un campo que hemos definido como de Entrada requerida Base nos lo impedirá con la correspondiente ventana de aviso y
con un mensaje incomprensible, como muestra la figura 2.16. En principio sólo debe preocuparnos la primera parte del mensaje: Error al insertar
un nuevo registro de datos.



Figura 2.16

Características interesantes del modo Edición

En la ventana de edición encontramos una serie de herramientas que nos pueden ayudar a la hora de trabajar con la información de la tabla:

sirve para alternar entre el modo Edición y Sólo lectura. En el primer caso podemos añadir, modificar y eliminar datos de la

El botón
tabla. Se reconoce porque la última fila de la tabla aparece con un icono de destello en la columna de la izquierda. En el segundo modo
sólo podemos leer la información de la tabla.

El botón

permite actualizar los datos de la tabla o reconstruirlos si se hubieran realizado modificaciones en la estructura.

Observa en la figura 2.17 como la parte inferior de la ventana muestra una serie de botones que permiten desplazarnos a través de los registros de
la tabla, en caso de que ésta sea muy extensa y no cupiera en la ventana. A su izquierda aparece el número del registro activo junto al número de
registros en la tabla.



3Figura 2.17

OpenOffice Base no permite copiar registros enteros. Pero no tendremos ningún problema para utilizar los comandos Cortar, Pegar y Copiar con
el contenido de cualquier campo de la tabla.

Nota

Recuerda que las combinaciones de teclas Control+C (Copiar), Control+X (Cortar) y Control+V (Pegar) son el método más rápido para
utilizar estos comandos. En cualquier caso, también los puedes encontrar dentro del menú Editar.

Eliminar registros

Antes de aprender a eliminar uno o más registros debemos conocer la forma de seleccionarlos. Para esto, haz clic en el espacio de color situado a
la izquierda de cada registro y que hemos resaltado en la figura 2.18.



4Figura 2.18



Existe la posibilidad de eliminar varios registros al mismo tiempo. Para ello haz clic en el margen izquierdo del primero, mantén pulsada la tecla
Mayús y a continuación, selecciona el último de los registros que deseas borrar. Después, todos los registros situados entre los dos marcados
quedarán seleccionados. Si utilizas la tecla Control, podrás seleccionar registros no consecutivos como muestra la figura 2.19.



Figura 2.19

5Finalmente para eliminar uno o varios registros previamente seleccionados haz clic con el botón derecho en el espacio gris situado a su izquierda.
Aparecerá un menú emergente donde seleccionaremos la opción Eliminar filas como puedes ver en la figura 2.20.



Figura 2.20

Importante

Una vez eliminado el registro no existe ningún comando que permita deshacer la operación, por lo que debemos estar completamente
seguros antes de ejecutarlo.

Duplicar registros

OpenOffice Base ofrece un método sencillo para duplicar uno o varios registros, este método puede ahorrarnos trabajo a la hora de introducir
información similar en la tabla:



1. Selecciona el registro o los registros que quieres duplicar.

2. A continuación, haz clic, mantén pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastra, hasta que junto al cursor aparezca un pequeño símbolo

más, como muestra la figura 2.21. En este momento, puedes soltar, y los registros seleccionados aparecerán duplicados al final de la tabla.

6Figura 2.21

Advertencia

Si al duplicar registros el campo llave está configurado como automático no habrá ningún problema ya que será el propio programa el
encargado de asignar el valor adecuado. Si no es así, Base mostrará un mensaje de error y situará el cursor sobre el campo llave para que
introduzcamos el dato correcto, después de esto podremos validar el registro sin ningún problema.

Buscar información en una tabla

Cuando trabajamos con bases de datos la búsqueda de información suele llevarse a cabo mediante consultas. Sin embargo, cuando sólo
queremos localizar unos pocos datos o no vamos a aplicar criterios muy complejos, podemos realizar la búsqueda desde la herramienta de
búsqueda en tablas. Con esta herramienta podremos localizar cualquier registro a partir del contenido de cualquiera de sus campos.

Haz clic sobre el botón Buscar registros de datos para mostrar el cuadro de diálogo que aparece en la figura 2.22. Este cuadro de diálogo se
encuentra dividido en tres secciones pero de momento nos fijaremos únicamente en las dos siguientes:

La opción Texto situada en la sección Buscar por, será donde debamos introducir la palabra o término que deseamos buscar en la tabla.
Podemos especificar una cadena de caracteres o un número, o bien podemos hacer que la herramienta de búsqueda localice aquellos
campos con un campo vacío (NULL) o con un campo no vacío.

En la segunda sección, Área, especificaremos si queremos que Base busque por todos los campos de la tabla o bien se limite a buscar en
un campo específico.

7Figura 2.22

Actividad 4

Si lo deseas, haz clic aquí para descargar una base de datos con las tablas y relaciones ya definidas de modo que puedas realizar la
actividad sin problemas.

1. Con la tabla Alumnos en el modo vista de datos, haz clic en el icono de búsqueda de datos.

2. Por defecto aparecerá activada la opción Texto. En ella escribe el término de búsqueda García.

3. En la sección Área, activa el botón de opción Campo individual y elige de la lista el campo Apellidos.

4. Al ejecutar la búsqueda aparecerá resaltado el primer registro que contenga algún dato coincidente con el criterio de búsqueda.
Además, en la parte inferior de la ventana de búsqueda aparecerá el número del registro donde se ha encontrado esa primera
coincidencia como puedes ver en la figura 2.23. La búsqueda irá avanzando a lo largo de toda la tabla a medida que volvamos a
hacer clic en el botón Buscar hasta que se acaben las coincidencias.

8Figura 2.23

Ordenación básica de datos

Por defecto, cada vez que abrimos una tabla ésta mostrará los registros en el orden en que se han introducido. Sin embargo, podemos hacer que
los registros se ordenen de forma ascendente o descendiente en función de cualquiera de los campos que conforman la tabla.

Haz clic sobre el nombre del campo por el que quieres que se ordenen los registros. Después de marcarlo, aparecerá seleccionada la
columna correspondiente como puedes ver en la figura 2.24.

A continuación haz clic sobre el botón de ordenación automática en orden ascendente

o en el botón de ordenación automática en

orden descendente

según necesites.

Automáticamente aparecerá la tabla con los registros ordenados.

9Figura 2.24

Autofiltro

En determinadas ocasiones, nos puede interesar mostrar sólo ciertos registros de la tabla pero sin complicarnos demasiado la vida con la consulta.
La forma más sencilla de hacerlo es utilizar la herramienta Autofiltro. Con ella conseguiremos mostrar en la ventana de datos sólo aquellos
regi