PDF de programación - Capítulo 3 - Creación, Uso y Mantenimiento de los Archivos

(Rev. Julio 2009)

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Capítulo 3
Creación, Uso y Mantenimiento de los Archivos



3.1 General.


Se consideran archivos a toda la información contenida en libros, mapas,
fotografías u otro medio, sea cual fuere su forma física o característica, creados o
recibidos por la Autoridad del Canal de Panamá (ACP) relacionados con sus
operaciones y que deban ser conservados por ésta para documentar sus funciones,
políticas, decisiones, procedimientos, operaciones u otras actividades.


No se consideran archivos a los documentos utilizados únicamente para

referencia, copias adicionales de publicaciones y de materiales de bibliotecas o museos
exclusivamente para referencia o exhibición.


Los archivos son “la memoria de la entidad”, y su creación, procesamiento,

transmisión, uso, almacenaje, recuperación, retención y disposición eventual, deben ser
considerados como un activo que debe ser administrado cuidadosamente.


Los archivos pasan por tres etapas básicas que están interrelacionadas y se

conocen como el ciclo de vida de los archivos. Las mismas se aplican tanto para los
archivos de papel como para los archivos electrónicos:



1a etapa - Creación/recibo
2a etapa - Uso y mantenimiento
3a etapa - Disposición

Dependiendo de la etapa del ciclo de vida en que se encuentren los archivos,

pueden ser activos (1a y 2a etapa) o inactivos (3a etapa). Estos términos hacen
referencia al uso que se les da en las labores diarias de la oficina, más no a la fecha o
edad de los archivos.
3.2 Creación/recibo. (1a etapa)


La creación/recibo de documentos o información es el inicio del ciclo de vida de


3.2.1 Controles en la creación de archivos: La creación de documentos o

los archivos. En esta 1a etapa es necesario conocer las normas, procedimientos y la
aplicación del Sistema de Clasificación de Archivos.


información es controlada por la entidad a través de la aplicación de normas y
procedimientos descritos en manuales, libros de referencia, directrices administrativas,
políticas o instrucciones escritas, publicados en la Infored para el uso de todas las
oficinas.

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Estos controles abarcan correspondencia interna y externa, independientemente

del medio en que se encuentre la información (papel, microfilmes, medio electrónico,
audiovisuales, etc.)


Los archivos de programas o políticas de las oficinas documentan las funciones
principales de las mismas. Los archivos administrativos y de operaciones son los que
documentan las actividades comunes entre las oficinas de la entidad, tales como los de
presupuesto, contabilidad, recursos humanos, suministros, servicios y similares.
Preguntas relacionadas con la identificación adecuada de los archivos se pueden dirigir
a la Unidad de Administración de Información y Archivos.



La ACP cuenta con una unidad central de archivos, la Unidad de Administración

de Información y Archivos (FAIH). Su misión, entre otras, es la de documentar todos
los asuntos concernientes al desarrollo, funciones, programas, políticas y transacciones
esenciales de la entidad. Además, mantiene los archivos relacionados a temas de
interés y de utilidad para el uso de referencia actual y futura de la alta gerencia.


Copia de los documentos que se generan y contengan información de valor
histórico o documenten procedimientos, políticas, directrices, sucesos y actividades
significativas, que se reflejen en las operaciones de la ACP, debe ser enviada con sus
adjuntos y/o anexos a la Unidad de Administración de Información y Archivos, e incluir
las siglas “FAIH-Archivo” en la distribución.


3.2.2 Inventario de archivos: Se utilizará los formularios de inventario de
archivos cuando existan documentos o se crean nuevas funciones en la oficina y no
exista una clasificación o disposición adecuada para los mismos en el Sistema de
Clasificación de Archivos o en las Tablas de Retención de Archivos. Se completará el
formulario de inventario correspondiente siguiendo las instrucciones al dorso del mismo,
el cual se enviará a la Unidad de Administración de Información y Archivos (FAIH).


Los formularios 841, Inventario de Series Nuevas; 842, Inventario de Archivos

para Series Existentes (para archivos no electrónicos); y el 114, Inventario de Sistemas
Electrónicos están disponibles en la página de formularios electrónicos en la Infored.


3.2.3 Actualización de series: Los gerentes, supervisores, oficiales de enlace

al igual que los custodios de archivos son los responsables de sugerir revisiones,
adiciones o cambios que consideren necesarios para los archivos creados y recibidos
en su departamento, división, sección o unidad. Deberán coordinar y monitorear
inventarios anuales conjuntamente con la Unidad de Administración de Información y
Archivos. Antes de actualizar, establecer o eliminar series de archivos en las Tablas de
Retención de Archivos, deberán tomar en cuenta las siguientes condiciones:


 Los archivos ya no se generan.
 Las series de archivos de la oficina y los períodos de retención no

están incluidos en las Tablas de Retención de Archivos.

 Los períodos de retención no son los más apropiados.



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El Oficial de Enlace o Custodio de Archivos deberá completar el Formulario 226,
Solicitud para Autorizar la Disposición y/o Retención de Archivos, y enviarlo a la Unidad
de Administración de Información y Archivos para obtener su aprobación o
desaprobación para cualquier serie de archivos que requiera de un período de retención
diferente a los ya existentes. No se deberá sugerir cambios sólo para evadir el
cumplimiento de las disposiciones.


3.2.4 Identificación de los documentos o información: El primer paso para
identificar los archivos de la entidad es determinar si son documentos de trabajo, copias
de documentos que aún están en trámites o documentos que son considerados
permanentes. Luego el documento debe ser evaluado individualmente para determinar
si cumple con la definición de archivos, indistintamente del medio en que se encuentre.
De ser así, se procederá a clasificarlo de acuerdo al Sistema de Clasificación de
Archivos.


Los borradores o documentos de trabajo son retenidos hasta que se complete la

3.2.5 Sistema de Clasificación de Archivos: El Sistema de Clasificación de

versión final del documento. En los casos en que los documentos son largos o
complejos, y se haga necesario contar con varios borradores, se pueden retener todos
los borradores para asegurar la integridad del mismo. Sin embargo, cuando se obtiene
la aprobación final, el o los borradores anteriores se deben destruir y sólo se archiva la
copia de la versión final.


Archivos que se utiliza en la ACP es de uso obligatorio. Es una lista uniforme, funcional
y descriptiva que se utiliza para identificar y codificar los documentos generados o
recibidos en las operaciones diarias de una oficina. El propósito de uniformar el
Sistema de Clasificación de Archivos de la ACP es para que todos los archivos de uso
común en todas las oficinas tengan la misma codificación y se realice la localización de
un archivo o información requerida en el menor tiempo posible.


El Sistema de Clasificación de Archivos consta de diecisiete categorías

principales que son:


Código

Alfabético
ADM

Categoría
Administración



AMB

Ambiente

CON

FIN

Contratos,
Adquisiciones e
Inventarios
Finanzas

Ejemplos de documentos oficiales

Informes mensuales/anuales; Minutas de reuniones;
Políticas/directrices/procedimientos; Proyectos
significativos/rutinarios; etc.
Estudios de impacto ambiental, evaluaciones
ambientales, inspecciones, planes de contingencias,
análisis de laboratorios, cobertura vegetal, educación
ambiental , denuncias ambientales, sanidad,
inspecciones sanitarias, mapas de rellenos sanitarios,
etc.
Adquisiciones externas de bienes y servicios, contratos
administración de inventarios, etc.

Expedientes de formulación de presupuesto; Informes
del libro mayor general; Tarjetas con muestra de firmas
autorizadas; Autorizaciones para deducción de planilla;

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Código

Alfabético



Categoría

HUM

INF

Recursos
Humanos

Informática y
Tecnología

ING

Ingeniería

LEG



Legal

MAN

MAR

Mantenimiento y
Mejoras

Operaciones
Marítimas

MER

Mercadeo

PLA

PRO

REL

SAL

SEG



SER

Planilla y
Administración de
Salarios
Administración de
Propiedades

Relaciones
Públicas

Salud y Seguridad
Ocupacional e
Industrial
Seguridad, Medio
Ambiente y
Protección del
Canal
Servicios y
Utilidades



Ejemplos de documentos oficiales

Registros de asistencia; etc.
Solicitudes de empleo; Apelaciones a clasificaciones;
Expediente oficial de personal; Formulario oficial de
adiestramiento; Quejas por discriminación; Informe de
salud; etc.
Administración de bases de datos (sistemas
electrónicos de información); Registros de control y
seguimiento; Revisiones y recomendaciones de
software; Acuerdos y licencias de software; etc.
Proyectos históricos de ingeniería; Ensayos de suelos;
Informe sobre inundaciones; Resúmenes e informes
meteorológicos; Mapas topográficos; Fotografías
aéreas; etc.
Litigios; Investigaciones por daños a la propiedad de la
ACP; Resoluciones de la Junta Di