PDF de programación - Tablas y Rangos - Guía de LibreOffice 4 Calc

LibreOffice 4 Calc

Tablas y rangos

Antonio Roldán

TABLAS Y RANGOS



Los rangos constituyen el segundo objeto en importancia
después del de celda. Hablamos aquí de
rangos
(estructuras rectangulares de celdas) y de tablas, que son
rangos dotados de cierta estructura, como cabeceras y
formatos por columnas.

La construcción de una tabla es la tarea fundamental en
una hoja de cálculo. En esta guía trataremos de su gestión
elemental, y dejaremos para el nivel avanzado las técnicas
de filtrado, ordenación o subtotales.

Los rangos y tablas en Calc son la base de los tipos de
libros más usados, como listados, bases de datos o
resúmenes estadísticos. LibreOffice no ofrece una
estructura de tabla como tal, pero no se echa de menos,
pues en el mismo Excel no tiene gran relevancia.



CONTENIDO

Tablas y rangos ......................................................................... 1

Operaciones con rangos ....................................................... 3

Copia de un rango ............................................................... 5

Borrado de un rango ............................................................ 7

Búsquedas en los rangos.................................................... 8



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Rellenar un rango ............................................................... 10

Mover un rango .................................................................. 12

Formato de una tabla ........................................................... 13

Ajuste de filas y columnas ................................................ 14

Estructura adecuada de una tabla ................................... 17

Formatos Automáticos....................................................... 18

Formatos condicionales .................................................... 20

Combinar celdas ................................................................ 25

Celdas calculadas .............................................................. 26



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OPERACIONES CON RANGOS



Llamaremos rango en una Hoja de Cálculo, a un conjunto
de celdas, de forma rectangular, como la que ves en la
imagen, que representa los datos de unos voluntarios. Lo
normal es que un rango constituya un rectángulo de celdas,
pero también se pueden seleccionar dos o más rectángulos
no adyacentes.

La primera operación básica en un rango es seleccionarlo.
Para ello se sitúa el ratón sobre la celda superior izquierda
y se desplaza el puntero, manteniendo pulsado el botón
izquierdo, hasta la celda inferior derecha. Esto es lo usual,
pero se puede trabajar entre otras dos esquinas opuestas

También puedes seleccionar con el teclado, señalando un
vértice o esquina del rango y usando las teclas de flechas
de cursor para ampliar la selección hasta el punto opuesto,
manteniendo pulsada la tecla de Mayúsculas.

Este mismo procedimiento te vale para seleccionar rangos
de filas completas, pero entonces los movimientos has de
hacerlos sobre los rótulos de fila de la derecha del espacio
de trabajo:



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En la imagen se han seleccionado las filas 4 a 8 moviendo
el puntero por la columna de rótulos. De igual forma
podrías seleccionar un rango de columnas completas:



Finalmente, si deseas seleccionar toda una hoja como
rango, deberás pulsar sobre la esquina superior izquierda
en la que se unen los rótulos de filas y los de columnas:

Seleccionar varios rangos



también seleccionar dos o más

Puedes
simultáneamente, si mantienes pulsada
mientras seleccionas cada parte arrastrando con el ratón:

rangos
tecla Ctrl

la



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COPIA DE UN RANGO

Los rangos se copian con el mismo procedimiento general
de todos los objetos de Windows: Se seleccionan, se pide
Copiar, se señala la celda de destino y se pide Pegar.
Como en otros programas, puedes usar para estas dos
operaciones las combinaciones de teclas Ctrl+C para
copiar y Ctrl+V para pegar, además de los botones que
aparezcan en la barra de herramientas.

Ten en cuenta algo muy importantes, y es que al copiar las
fórmulas, si las hay, las referencias cambian siguiendo el
copiado de un rango.

Por ejemplo, supongamos un cálculo del IVA situado en las
primeras celdas de una hoja



La cantidad básica está situada en la celda C2, el IVA en la
C3 y el total en la siguiente. Si observamos las fórmulas en
la línea de entrada veremos que la celda C3 contiene una
fórmula que se refiere a la C2, y en la C4 se suman C2+C3

Si ahora copiamos todo ese rango de cálculo a otras
celdas, los datos no cambian, pero sí las fórmulas:



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Calc, al copiar las fórmulas ha cambiado su contenido
=C2*0,18 y =C2+C3 para adaptarlo a la nueva fila
=C6*0,18 y =C6+C7. En realidad, lo que ha hecho es
interpretar la copia en sentido RELATIVO. Si en la fila 4 se
sumaban "las dos celdas de arriba", en la 8 también, sólo
que ahora son C6 y C7 las que antes eran C2 y C3.

Si no se indica lo contrario,
las copias en una Hoja de
Cálculo son relativas:

Al mover o copiar
las
fórmulas en un sentido, los
datos se mueven también en
ese sentido.

Observa ahora esta otra forma de copiar una suma:

Aquí la afirmación anterior de que las copias son relativas
no nos sirve en este caso para la celda $D$5, que
permanece igual en las dos copias. La causa de esta
discrepancia es el signo $, que sirve para proteger la



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referencia de una celda ante los cambios: es una
referencia ABSOLUTA.

Cuando una referencia de celda
viene precedida por signos $ se
convierte en absoluta y no le
afectan los movimientos en las
copias.



Resumiendo:

Hay tres tipos de referencia de una celda:

 Relativa: No contiene el signo $. Al copiar la fórmula

cambia la referencia: D4, CC3, A89,...

 Absoluta: Contiene dos signos $. No se altera en las

copias: $D$2, $AB$6,...

 Mixta: Contiene un signo $ que protege la fila o la
columna en los cambios: $D9, $AA2, F$34,... pero el
resto no se protege.

BORRADO DE UN RANGO

Para borrar un rango basta seleccionarlo y pulsar la tecla
Supr. De esta forma se borran los contenidos (datos y
fórmulas) pero no los formatos, como bordes, rellenos y
demás. Logras el mismo efecto si usas el botón derecho y
pides Eliminar contenidos…, pero de esa forma te
permite elegir qué es lo que se elimina- Otra alternativa es



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la del uso de la tecla de Retroceso. En OpenOffice estas
teclas están programadas al revés.



BÚSQUEDAS EN LOS RANGOS

Buscar y reemplazar

Calc te permite buscar y reemplazar datos, como todos los
programas que incluyan la edición. En las hojas de cálculo
es menos útil, pero puede servirnos en alguna situación.

Está situado en el menú Editar o bien puedes usar la
combinación de
teclas Ctrl-B o el botón
correspondiente en la barra Estándar. Si no está visible
puedes acudir a Herramientas – Personalizar.



la

Su funcionamiento es sencillo: puedes
usar sólo
línea de arriba, y
funcionará la opción de Buscar, bien la
siguiente aparición de lo que buscas o
todas ellas, según uses un botón u otro.

Si escribes algo en la segunda línea y
usas los botones de abajo, efectuará un reemplazo o todos.
Hasta aquí no aparece ninguna novedad.



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Sí es propio de una hoja de cálculo el preguntar si se busca
sólo por celdas completas, pues podemos estar
interesados en datos parciales. En la versión que estamos
usando no funciona bien esta opción.

La búsqueda se efectúa en toda la hoja, pero puedes
reducirla a un rango si usas el botón de “Otras opciones”.
Con él se abre un suplemento de ventana en el que puedes
decidir que se busque en la selección actual, lo que te sirve
para restringir la búsqueda a un rango. También tienes la
búsqueda hacia atrás.



Expresiones regulares

Las búsquedas con esta opción habilitada permitirán el uso
de comodines en las búsquedas, como “*” y “?”, pero es
una opción que es más útil en los procesadores de texto.



Búsqueda en fórmulas

Esta opción puede resultarte útil: si has escrito un dato en
varias celdas, por ejemplo un porcentaje, y posteriormente
éste ha cambiado, puedes acceder a las fórmulas para
buscar y reemplazar. Observa esta imagen:

Se ha buscado el dato 0,04 en
las fórmulas, y en las Opciones
de Calc hemos marcado el que
se vean las fórmulas de las
celdas. Ahora, con Reemplazar podríamos cambiar ese
dato.



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RELLENAR UN RANGO

Se puede arrastrar una fórmula a lo largo de una fila o
columna o, lo que es lo mismo, rellenar toda la fila o
columna hasta un límite con la misma fórmula que
contenga la celda actual. Para lograrlo basta señalar con el
ratón el controlador de relleno de la celda, que es el
pequeño rectángulo de la parte inferior derecha de la
misma.



Sin dejar de pulsar el botón izquierdo del ratón, arra