PDF de programación - Área de datos - Guías Apache OpenOffice Calc

Guías Apache OpenOffice

Áreas de datos

Guía 8

ÁREAS DE DATOS



CONTENIDO

Áreas de datos .................................................................... 1

Contenido .......................................................................... 1

Áreas de datos .................................................................. 3

Definición de Área de datos ............................................ 3

Selección de un área de datos ....................................... 4

Ordenar ............................................................................. 5

Ordenación según criterios ............................................. 5

Opciones de ordenación ................................................. 6

Filtrar ................................................................................. 6

Filtro automático ............................................................. 7

Filtro predeterminado ...................................................... 8

Uso de comodines .......................................................... 9

Ocultar duplicados ........................................................ 11

Subtotales ....................................................................... 12

Esquema ....................................................................... 15

Validación de datos ......................................................... 17

Validación mediante listas ............................................ 19

Texto en columnas .......................................................... 20



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Consolidar ....................................................................... 23









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ÁREAS DE DATOS

DEFINICIÓN DE ÁREA DE DATOS

En Calc y en otras hojas de cálculo, todo conjunto de filas y
columnas que esté separado del resto de la hoja por otras
filas y columnas EN BLANCO y que en la fila superior
contenga rótulos, se considera
como un ÁREA DE DATOS. Es
el equivalente elemental de las
Bases de Datos.

Es imprescindible que la tabla esté totalmente rodeada de
filas y columnas en blanco y que la primera fila contenga
los rótulos de los datos que figuran debajo

Cada fila del área se interpreta como un registro, es decir,
un conjunto de datos distintos que corresponden a una sola
entidad o individuo. La tabla del ejemplo contiene cuatro
registros, correspondientes a María, Marcos, Elena y
Cristina respectivamente. El registro de Elena se compone
de la fila Elena - 37 - S.

Las columnas constituyen los campos, que son las partes
de un registro, cada una con un carácter diferente: Nombre,
Edad y Estado. Así, el campo Estado de Marcos es S

Las celdas de la primera fila se interpretan como los títulos
o nombres de los distintos campos: Nombre, Edad,
Estado, etc.







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SELECCIÓN DE UN ÁREA DE DATOS

Escribe una pequeña tabla como la de María, Marcos,...
aislada del resto de la hoja por filas y columnas en blanco.
Por ejemplo, copia esta tabla de abajo y pégala en Calc

Nombre Teléfono Llamado/a
Carlos 914063485 SI
Luisa 636455873 NO
Pedro 957305672 SI
Lourdes 915562034 SI

Señala con el ratón en cualquier celda de esa tabla. Sólo
con esto, Calc reconocerá qué filas y columnas forman la
tabla y los nombres de los campos. Lo sabrás porque
selecciona automáticamente todo el rango si acudes a
Datos – Definir área



Para definirla se abrirá una ventana de diálogo en la que
puedes darle el nombre de Agenda y pulsar en Aceptar



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No es imprescindible definir un área, pero te ahorrarás
trabajo más adelante, porque será más fácil seleccionar
áreas por nombre que usar el ratón. De todas formas, si
seleccionas un rango sin definir área podrás usar las
operaciones que explicaremos más adelante.

Ya tenemos definida un área de datos como “Agenda”. En
lo que sigue usaremos este ejemplo.

ORDENAR

Para ordenar esta tabla por nombres basta con que la
selecciones previamente y uses el menú
Datos -
Ordenar…

ORDENACIÓN SEGÚN CRITERIOS

Al pedir Ordenar dispones de una ventana con dos
pestañas. Elige Ordenar según criterios.

Puedes usar hasta tres criterios
de ordenación. El primero es el
principal, pero en caso de
empate se pasa al segundo y
luego al tercero.

Esto te permite definir varios
niveles de ordenación, por

ejemplo, por llamado/a, y en caso de empate por nombre.

Concreta los niveles. Pulsa Aceptar y habrás ordenado el
área de datos según esos dos criterios. Sitúa en primer
lugar a Luisa por no haber sido llamada y luego a los
demás por orden alfabético.



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Puedes cambiar tus criterios eliminando cualquier nivel,
eligiendo para él la opción de “no definido”. Igualmente
puedes añadir otro criterio escribiendo otra opción.

OPCIONES DE ORDENACIÓN

Si eliges la otra pestaña podrás
concretar mejor las opciones de
ordenación.
más
importantes son:

Las

Mayúsculas/minúsculas: Se
tendrían en cuenta en
la
ordenación.

Etiquetas de columna: Esta es muy interesante, pues se
prescindirá de las cabeceras de la tabla en el momento de
ordenar, y no se alterarán.

Copiar resultado: Puedes concretar si deseas una copia
en otra área o a partir de una celda. Si escribes B4, a partir
de esa celda se copiará la tabla ordenada.

Dirección: Aunque no suele ser frecuente, permite ordenar
de izquierda a derecha.



FILTRAR

Cuando
las bases de datos contienen
mucha
información,
conveniente
disponer de un instrumento de consulta y
búsqueda, para poder restringir
los datos a ciertas
propiedades o categorías. Por ejemplo, en una base de
datos de cuerpos del Sistema Solar podríamos estar
interesados sólo en los satélites de Júpiter, o en los diez
cuerpos de más masa.

es



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En Calc esto se consigue con los filtros, que son criterios
de búsqueda que te restringen el área de datos a los que
verdaderamente te interesan en cada momento.

El resto de datos no se elimina; sólo se oculta.

Supongamos que deseamos seleccionar en la pequeña
tabla del ejemplo los amigos que ya hemos llamado, los
que poseen un SI como tercer campo.

Para ello, con el área seleccionada, usa el menú Datos y
elige Filtro.



Se te ofrecerán tres tipos de filtros. Del
tercero prescindiremos, por su poca utilidad
en nuestro nivel y nos dedicaremos a los

dos primeros.

FILTRO AUTOMÁTICO

Si eliges la primera posibilidad aparecerán pequeñas
flechas en los rótulos superiores de la tabla. Es interesante
que las sepas gestionar, porque será el tipo de filtro que
más uses.

lugar

Atiende bien a lo que te ofrece cada
flecha; En primer
“Todo” que
equivale a deshacer el filtro, pues se
eligen todos los valores. Después “Filtro
predeterminado”,
que
explicaremos más adelante, y por último,
todos los valores para que elijas. Lo de

el

que

es



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“Los 10 primeros” no tiene interés.

Imagina que deseamos que sólo aparezcan en la tabla los
amigos que ya han sido llamados. Pulsarás la tercera
flecha y elegirás “SI”. Automáticamente desaparecerá
Luisa de la tabla, y sólo verás los registros que
contienen un “SI”.

Recuerda que Luisa se ha ocultado. No se ha eliminado de
la lista. Si deseas volver a verla usa de nuevo el tercer
filtro, pero ahora elige “Todo”.

Para anular un filtro vuelve a usar la secuencia Datos -
Filtro – Filtro estándar, y desaparecerán las flechitas.

Por último, recuerda que en tablas grandes puedes usar
varios filtros de forma simultánea.

FILTRO PREDETERMINADO

Puedes usar unas opciones de filtro más avanzadas o
combinar dos o más criterios de filtrado, si usas el filtro
estándar o predeterminado. Selecciona de nuevo la tabla
de amigos, pero ahora pide Filtro estándar. Con él podrás
concretar mucho mejor la operación. Observa cómo se ha
rellenado este filtro:



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En el primer criterio pedimos que el campo Nombre no
comience por P. Después, y esto es importante, elegimos
como vínculo entre criterios la Y, es decir, que los dos han
de cumplirse simultáneamente (si fuera O bastaba con
uno). En el segundo criterio exigimos que SI hayan sido
llamados. Todo esto se logra abriendo las listas de
posibilidades con
flechas o bien escribiendo
directamente.

las

Observa las posibilidades que tenía el campo Nombre:



Si aceptamos los criterios nos quedarán en el filtro los
amigos cuyo nombre no comienza con P y que han sido
llamados, Carlos y Lourdes.





USO DE COMODINES

Las expresiones regulares sustituyen en Calc al uso de
comodines. Es un concepto similar pero algo más
complicado. Ensayaremos algunos filtros con el uso de
estas expresiones. Siempre has de hacerlo a través del
Filtro estándar.



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En primer lugar tienes que habilitar las expresiones
regulares si no lo están ya. En la ventana del filtro pulsa en
Más opciones y activa Expresión regular.



Con eso estamos preparados para usar dichas
expresiones. Por ejemplo, en esta tabla