PDF de programación - Utilidades - Guía de Excel 2007

Guías Excel 2010

Utilidades

Guía 7

UTILIDADES



CONTENIDO

Utilidades ................................................................................... 1

Contenido ................................................................................ 1

Diseño de impresión .............................................................. 3

Preparación para la impresión ........................................... 3

Vista preliminar ..................................................................... 3

Diseño de Página ................................................................. 4

Márgenes .............................................................................. 4

Tamaño ................................................................................. 5

Área de impresión ................................................................ 6

Distribución por páginas ...................................................... 7

Opciones de la hoja ............................................................. 7

Pestaña Hoja ........................................................................ 8

Encabezado y pie de página .............................................. 9

Otras utilidades ..................................................................... 12

Auditoría de fórmulas ........................................................ 12

Revisión ortográfica ........................................................... 14

Inserción de comentarios .................................................. 14



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Traducir ............................................................................... 15

Protección de una hoja ...................................................... 15

Obtención de ayuda ........................................................... 16



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DISEÑO DE IMPRESIÓN

PREPARACIÓN PARA LA IMPRESIÓN

Los documentos elaborados en Excel se suelen distribuir
impresos o como parte de una publicación más amplia. Por
eso es conveniente repasar aquí algunos detalles sobre la

impresión de documentos. Casi todo lo que se explicará en
este apartado está contenido en la ficha “Diseño de página”



VISTA PRELIMINAR

Esta prestación como tal no existe en la versión 2010. Para
conseguirla basta con ir a la ficha Archivo y elegir
Imprimir, aunque no tengas una impresora conectada. En
la parte derecha de la pantalla se te ofrecerá la vista
preliminar que deseas. Con las flechas de abajo puedes
pasar las páginas y observar cómo sería la copia impresa.



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Los anteriores botones han desaparecido en esta versión y
sólo quedan dos pequeños abajo a la derecha para ver los
márgenes y para la visión de toda la página. Dejamos para
más adelante la parte izquierda de la pantalla y pasamos al
diseño.

DISEÑO DE PÁGINA

Abre la ficha de Diseño de página. Verás que en ella se
han situado botones similares a los de la versión 2007. Con
ellos accedes a todas las propiedades de las páginas que
producirá tu impresora.

Recorreremos las acciones más importantes, de izquierda

a derecha:



MÁRGENES

Puedes concretar aquí los márgenes de impresión. Si
pulsas sobre su botón se te ofrecen tres tipos de márgenes,
que son Normal, Ancho y Estrecho.



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Si no te gusta ninguno, elige
Márgenes personalizados
y decide su medida. No es
un tema muy importante en
Excel.

Orientación

Te da a elegir entre
vertical y horizontal.
En realidad, no hay más que decir. Queda a criterio
la
de

los usuarios el adaptar sus

tablas a

orientación más conveniente.



TAMAÑO

Te ofrece los tamaños de página más usuales,
y la opción de Más tamaños de papel por si
necesitas alguno especial. En ese caso se
abre la ventana clásica de Configurar página,
en la que están contenidos muchos más
tamaños.



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ÁREA DE IMPRESIÓN

Si no se indica lo contrario, Excel imprime todas las celas
que contengan datos. Si deseas imprimir sólo una parte de
la hoja deberás concretar el área de impresión. Para ello
selecciona en primer lugar un rango de datos cualquiera y
pulsa sobre el botón Área de impresión.

Elige Establecer área de impresión, y una vez realizada
la operación de imprimir podrás optar por Borrar área de
impresión, si ves que te puede confundir.

Relacionada con esta acción está la posibilidad de ver los
saltos de página. Si abres la ficha Vista, encontrarás el
botón correspondiente de Vista previa de saltos de
página. Si lo activas podrás saber dónde comienza y
acaba cada página. Si arrastras las líneas de puntos con el
ratón podrás cambiar sus contenidos.



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Para volver a verlo todo como antes, usa el botón Normal
de ficha Vista.

DISTRIBUCIÓN POR PÁGINAS

Excel está orientado a tablas, no a páginas, por lo que a la
hora de imprimir pueden aparecer las tablas troceadas, o a
falta de una fila o columna. Por ello es muy interesante
concretar cómo se reparte la información en páginas. Para
ello puedes usar dos opciones muy útiles.

Ancho y alto: Defines en cuántas
páginas deseas repartir tu información,
por ejemplo en dos páginas una debajo
de la otra (concretaría una página de
ancho y dos de alto). En ese caso Excel adapta los
tamaños de los caracteres para que se ajusten a tus
deseos. Practica esta posibilidad, que es muy potente,
pues Excel ajusta los tamaños de fuente para satisfacer tus
deseos.

Escala: Si lo anterior no llega a quedar a tu gusto, también
puedes usar una escala para aumentar o disminuir el
tamaño de los caracteres y que así se adapten mejor a la
distribución de páginas.

Todas estas decisiones se deben comprobar con Vista
Preliminar antes de imprimir.

OPCIONES DE LA HOJA

Hasta ahora sólo hemos estudiado las opciones básicas
que están accesibles mediante botones. Existen muchas



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otras, a las que puedes acceder con la pequeña flecha
situada en la parte inferior de los distintos grupos. Al menos
tienes tres flechitas distintas para abrir las ventanas que se
usaban en versiones anteriores.

Así accederemos a la ventana clásica de Configurar
página, que contiene
tantas opciones, que debes
recorrerlas con calma una a una para ver sus posibilidades.
Ya hemos desarrollado las dos primeras, de Página y
Márgenes, Veremos ahora las otras.



PESTAÑA HOJA

Esta pestaña contiene muchas opciones. Destacamos
algunas:



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todas

las páginas,

Existe la posibilidad de repetir las primeras filas de la hoja
en
los
encabezados. En la imagen se han elegido las cuatro
primeras filas para imprimir en todas las hojas.

independientemente de

También se puede decidir si se imprimen o no las líneas de
división y los títulos de filas y columnas. Esta opción la
tienes también como botón en la cinta.

Otras posibilidades interesantes son las de decidir el orden
de impresión, la inserción de comentarios, la calidad de
impresión, etc.

Esta pestaña posee tantas posibilidades que es muy
conveniente ir recorriendo una a una para descubrir su
funcionamiento.

ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA

En esta versión los encabezados y pies de
página se gestionan en la cinta Insertar.
Busca en ella el botón correspondiente, y
si lo pulsas, la vista de tu hoja cambiará a

Diseño de Página.



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Esto se nota porque la verás como si fuera un documento
de texto, con un recuadro para insertar los encabezados y
pies.

Si pulsas sobre el encabezado (o sobre el pie) accederás a
sus herramientas. Son muchas, pero se entienden sólo con
su nombre: fecha, hora, número de página, etc.



La forma de gestionarlas es la de ir insertando lo que
deseemos y después separarlas bien con espacios en
blanco. Excel adaptará el ancho a la información que
añadas. Por ejemplo, los elementos que se han adjuntado
en la siguiente imagen: título escrito directamente, fecha,
hora e imagen.



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Y en esta imagen el efecto final producido



A la derecha de la cinta dispones de los botones para
cambiar entre encabezado y pie.

Pide de nuevo Imprimir para acceder a la Vista preliminar y
ver los cambios, pues a veces se interfieren y producen
una impresión poco clara.



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OTRAS UTILIDADES



AUDITORÍA DE FÓRMULAS

En hojas de cierta complejidad
puede ser útil encontrar de qué
datos depende el cálculo en una
celda concreta. Para ello es útil
rastrear
los caminos que han
llevado a la obtención de un valor.
Observa el 17 de la imagen y las

flechas que apuntan a él.

No es difícil ver que se ha obtenido a partir del 8,5 y éste a
su vez es el 34% de la suma de la izquierda.



la

rastreo de
ficha

Para obtener este
precedentes acude a
Fórmulas y en ella
busca el grupo de
Auditoría de fórmulas. En este caso hemos
rastreado precedentes. Cada vez que pulses sobre esa
opción aparecerán flechas nuevas, hasta completar el
rastreo. Después se pueden eliminar con el bot