PDF de programación - Diseño de una hoja I - Guía de Excel 2007

Guías Excel 2010

Diseño de una hoja I



Guía 5

DISEÑO DE UNA HOJA I



CONTENIDO

Diseño de una hoja I ................................................................. 1

Contenido ................................................................................ 1

Formatos especiales .............................................................. 2

Formatos de tablas .............................................................. 2

Formatos condicionales ...................................................... 3

Minigráficos ........................................................................... 8

Combinar celdas .................................................................. 9

Objetos elementales ............................................................ 10

Comentarios........................................................................ 10

Cuadros de texto ................................................................ 11

Inserción de formas básicas ............................................. 13

Complementos ...................................................................... 18

Obtención de ayuda ........................................................... 18



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FORMATOS ESPECIALES



FORMATOS DE TABLAS

Los autoformatos de la versión 2003, que dotaban a un
rango de un estilo predefinido, se llaman
ahora Formatos o estilos de
tabla.
Dispones de ellos en la ficha de Inicio, en la
parte de Estilos. Debes seleccionar el rango y pulsar en la
opción Dar formato como tabla. Esta operación no es
equivalente a la antigua de autoformato, porque añade
opciones de tabla. Ya estudiaremos este tema más
adelante.

Una vez pulsada la opción, se te
abre una ventana con todos los
estilos de tablas disponibles y
puedes elegir uno de ellos.

Previamente te pide confirmar el rango al que deseas dotar
de autoformato, y, muy importante, te pregunta si la tabla
tiene encabezados. Un buen consejo es que todas tus
tablas los tengan, y que respondas
afirmativamente.

Si después de esta operación no te
interesa considerar tu rango como
tabla, con el botón derecho elige
Tabla y después Convertir en

Rango.



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FORMATOS CONDICIONALES

En algunas ocasiones podemos desear que en una celda
cambien los colores o el tipo de fuente según el valor que
contenga. Por ejemplo, en una escala del 0 al 8 podemos
desear que los valores 0, 1, 2 y 3 aparezcan en rojo y los 4,
5, 6, 7 y 8 en azul. En calificaciones y resultados de
encuestas también desearíamos que algunas de ellas se
destacasen por alguna propiedad de su formato. En Excel
2010 se mantienen los cambios introducidos en la versión
anterior.

FORMATO CONDICIONAL DISEÑADO PASO A PASO

Supongamos que lo queremos conseguir con esta lista
(puedes copiarla y pegarla en Excel):

Juanita
Luis
Héctor
Aida
Pedro
María
Ángela
Jaime

3
6
5
4
7
2
3
6



Deberemos seleccionar todas las calificaciones y buscar la
opción de Formato Condicional en la ficha de Estilos.



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facilitar

la gestión de estos

Para
formatos se han
incorporado muchas variantes simples para usarlas en
caso de que no presenten complejidad.

En nuestro ejemplo, para colorear
de rojo los valores 0, 1,2 y 3
elegiremos Resaltar reglas de
celdas y después Es menor
que…

Con ello accedemos a una línea
en la que deberemos escribir el
número
respecto al cual son

menores, en este caso el
4, y el color de
texto
deseado, que sería el rojo.



Si deseamos colorear de azul los
números del 4 al 8 tenemos un
problema, y es que no se te
ofrece el color azul. Para
conseguirlo, elige ahora Formato
personalizado en la línea “con”,

y elige el texto de color azul.



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Como ves, diseñar un formato condicional requiere una
serie de operaciones. Si deseas seguir un proceso más
simple, es aconsejable en esta versión 2010 utilizar la gran
riqueza de formatos prediseñados que contiene la galería.

FORMATOS CONDICIONALES PREDISEÑADOS

Si no deseas diseñar tus formatos paso a paso, puedes
elegir los contenidos en la Galería. Destacamos algunos:

Escalas de Color

Te permite destacar los valores
altos o bajos usando el color de
relleno de las celdas. Lo más útil
es elegir la gama que te guste.
Selecciona la columna de datos,
busca
Formato
condicional y elige Escalas de
color:

nuevo

de

Se te ofrecen ocho gamas para que elijas la que prefieras.



En la imagen se ha elegido la gama de
verde, amarillo y rojo. Los colores los
elige Excel. En este caso ha asignado el
rojo a los valores bajos y el verde a los

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altos. Como ves, esto es mucho más cómodo que diseñarlo
tú.



Barras de datos

Son algo más confusas que las escalas de
color, pero en algunos usos quizás sean
más convenientes. Se accede a ellas con
la misma ruta de Formato condicional,
pero eligiendo Barras de datos.

Simulan pequeños diagramas de barras
que representan
la magnitud relativa de cada dato
comparado con el resto del grupo. Dan una información
muy clara y representativa, aunque el texto pierde nitidez.

Conjuntos de iconos

Son muy recomendables para informes. Uno muy útil es el
de las cuatro flechas, pues está diseñado para destacar los
cuartiles, por lo que con una visión rápida se puede situar
cada dato en su cuartil.

En la imagen se descubre sin problema
que Juanita, María y Ángela están situadas
en el primer cuartil, Aida en el segundo,
Héctor en el tercero y Luis y Jaime en el
superior. Es muy intuitivo.

Prueba las tres variantes en tus datos y
elige la más adecuada a lo que deseas

trasmitir.



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Con la opción de “Más reglas…” puedes alterar el diseño,
pero no es aconsejable que lo hagas hasta que no domines
más el tema.



OTRAS FORMAS

Son similares a los anteriores y quizás menos útiles.
Sustituyen las flechas por figuras geométricas, indicadores
o figuras de valoración.



Anulación de un formato condicional

Si has elegido un formato condicional y después no te
satisface, selecciona tu tabla, y en la opción de Formato
Condicional elige “Borrar reglas”. Se te dará a elegir entre
toda la hoja o sólo la parte seleccionada. Lo normal es
anular el formato sólo en tu tabla. Por eso es conveniente
seleccionarla antes.



Otras reglas

Investiga por tu cuenta las reglas para fechas, textos y una
muy útil, que es la de detectar elementos duplicados. Como
son temas complementarios, no los tratamos aquí.



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MINIGRÁFICOS

Los minigráficos (novedad de esta versión) se dibujan en el
fondo de la celda y representan gráficamente los datos de
un rango, generalmente adyacente a la misma. Al no ser
objetos, permanecen solidarios a la celda a la hora de
copiar, imprimir, rellenar hacia abajo y otras operaciones.
Por ejemplo, en la imagen se ha creado un minigráfico para
los datos de la primera fila y después se ha rellenado hacia
abajo.



Representan muy bien los datos, como se observa en el
ejemplo, en el que de un solo vistazo se aprecia qué filas
tienen un máximo central, o son crecientes o decrecientes.

Al escribirse en el fondo de la celda, permiten que
escribamos sobre ellos como en cualquier otro caso



Al seleccionar un minigráfico se nos ofrece la ficha de
herramientas correspondiente



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342523454826566728654730543121322718Oficina AGuías Excel 2010

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Ninguna opción presenta dificultades, por lo que se
aconseja ir cambiando características para ver sus efectos.



COMBINAR CELDAS

En algunos momentos, para incluir textos largos o dar una
presentación especial, podemos desear convertir varias
celdas adyacentes en una sola.

Para conseguirlo se deben seleccionar las
celdas que se van a unir y se acude al
botón correspondiente en
ficha de
Inicio, ficha Alineación (el situado abajo
a la derecha)

la



Una vez combinadas se pueden tratar a efectos de formato
como una sola celda.

Para deshacer la unión usa

el mismo botón



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OBJETOS ELEMENTALES



COMENTARIOS

Se pueden insertar comentarios o notas en una celda
determinada. Esto es útil cuando varias personas acceden
a un mismo libro de Excel o bien si no se quiere olvidar
algún hecho concerniente a los datos de esa celda. Por
ejemplo, en una cantidad en euros se desea destacar que
el apunte no está actualizado:



Para ello es muy útil insertar un comentario. Selecciona la
celda deseada y busca en la ficha Revisar el botón de
Nuevo comentario.



Obtendrás un cuadro de texto en el que podrás escribir lo
que desees, e incluso seleccionando el escrito, cambiar
fuentes y colores:



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Cuando se selecciona la celda se abre el comentario
automáticamente, y se oculta si mueves el cursor a otra
celda. Sin embargo, un pequeño triangulo rojo en el vértice
superi