PDF de programación - Utilidades II - Guía rápida de Excel 2007

Guía rápida de Excel

Utilidades II

A. Roldán 2010



Guía rápida de Excel 2007

Utilidades II

Índice

Preparación para la impresión
Funciones especiales
Asignar nombre a un rango
Funciones de tipo condicional
Funciones de búsqueda y referencia
Funciones de fecha y hora
Otras utilidades


Preparación para la impresión

Los documentos elaborados en Excel se suelen distribuir
impresos o como parte de una publicación más amplia. Por
eso es conveniente repasar aquí algunos detalles sobre la
impresión de documentos.

Vista preliminar

Usa el menú del botón de Office y elige Imprimir, y luego
Vista preliminar para ver cómo se imprimiría cualquier
modelo que hayas creado.



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Los botones superiores de esta vista se explican por sí
solos: Página anterior, Página siguiente,
Imprimir,
Configurar página, etc. El más interesante es el de
Configurar página, que contiene parte de las posibilidades
del Diseño de página que veremos a continuación..
También debes usar el Zoom para ver mejor la página y
debes
terminar siempre con el botón Cerrar vista
preliminar.



Diseño de Página

Abre la cinta de Diseño de página. Verás que en ella se
han situado botones similares a los que se obtenían en
versiones anteriores con Configurar página. Con ellos
accedes a todas las propiedades de las páginas que
producirá tu impresora.



Recorreremos
izquierda a derecha:



las propiedades más



importantes, de



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concretar



Márgenes

Puedes
los
márgenes de impresión. Si pulsas
sobre su botón se te ofrecen tres
tipos de márgenes, que son Normal,
Ancho y Estrecho. Si no te gusta
ninguno,
Márgenes
personalizados y decide su medida.



aquí

elige



Orientación
Te da a elegir entre



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vertical y horizontal

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Tamaño


Te ofrece los tamaños de página más
usuales, y la opción de Más tamaños de
papel por si necesitas alguno especial.
En ese caso se abre la ventana clásica
de Configurar página, en la que están
contenidos muchos más tamaños.



Área de impresión

Si no se indica lo contrario, Excel
imprime
las celas que
contengan datos. Si deseas
imprimir sólo una parte de la hoja
deberás acudir a la concreción del
área de impresión. Para ello selecciona un rango de datos
cualquiera y pulsa sobre el botón Área de impresión.


todas



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Elige Establecer área de impresión, y una vez realizada
la operación de imprimir podrás optar por Borrar área de
impresión, si ves que te puede confundir.



Relacionada con esta acción está la
posibilidad de ver los saltos de página.
Si abres la cinta Vista, encontrarás el
botón correspondiente de Vista previa
de saltos de página. Si lo activas
podrás saber dónde comienza y acaba
cada página. Si arrastras las líneas de
puntos con el ratón podrás cambiar
sus contenidos.



Para volver a verlo todo como antes, usa el botón Normal
de esa cinta Vista.



Distribución por páginas

Excel está orientado a tablas, no a páginas, por lo que a la
hora de imprimir pueden aparecer las tablas troceadas, o a
falta de una fila o columna. Por ello es muy interesante
concretar cómo se reparte la información en páginas. Para

ello puedes usar tres opciones muy útiles.

Ancho y alto: Defines en cuántas páginas
deseas repartir tu información, por ejemplo en
dos páginas una debajo de
la otra
(concretaría una página de ancho y dos de



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alto). En ese caso Excel adapta los tamaños de los
caracteres para que se ajusten a tus deseos.

Escala: Si lo anterior no llega a quedar a tu gusto, también
puedes usar una escala para aumentar o disminuir el
tamaño de los caracteres y que así se adapten mejor a la
distribución de páginas.

Todas estas decisiones se deben comprobar con Vista
Preliminar antes de imprimir.

Opciones de la hoja


Hasta ahora sólo hemos estudiado las
opciones básicas que están accesibles
mediante botones. Existen muchas otras, a
las que puedes acceder con la pequeña
flecha situada en la parte inferior del grupo

Opciones de la hoja

Así accederemos a la ventana clásica de Configurar
página, que contiene
tantas opciones, que debes
recorrerlas con calma una a una para ver sus posibilidades.

Pestaña Hoja

Esta pestaña contiene muchas opciones. Destacamos
algunas:
Existe la posibilidad de repetir las primeras filas de la hoja
en
los
encabezados. En la figura se han elegido las cuatro
primeras filas para imprimir en todas las hojas.

También se puede decidir si se imprimen o no las líneas de
división (en la imagen se ha decidido que sí) y los títulos de
filas y columnas. Esta opción la tienes también como botón
en la cinta.

independientemente de

todas

las páginas,



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Otras posibilidades interesantes son las de decidir el orden
de impresión, la inserción de comentarios, la calidad de
impresión, etc.



Encabezado y pie de página



esta

nueva

versión

En
los
encabezados y pies de página se
gestionan en la cinta Insertar. Busca
en ella el botón correspondiente, y si lo
pulsas, la vista de tu hoja cambiará a Diseño de Página.
Esto se nota porque la verás como si fuera un documento
de texto, con un recuadro para insertar los encabezados y
pies.



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Si pulsas sobre el encabezado (o sobre el pie) accederás a
sus herramientas. Son muchas, pero se entienden sólo con
su nombre: fecha, hora, número de página, etc.



La forma de gestionarlas es la de ir insertando lo que
deseemos y después separarlas bien con espacios en
blanco. Excel adaptará el ancho a la información que

añadas. Por ejemplo, los elementos que se han adjuntado
en la siguiente imagen: título escrito directamente, fecha,
hora e imagen.



Y en esta imagen el efecto final producido



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A la derecha de la cinta dispones de los botones para
cambiar entre encabezado y pie.
Pide de nuevo Vista preliminar para ver los cambios, pues
a veces se interfieren y producen una impresión poco clara.


Funciones especiales


Excel dispone de más funciones de las que puedes
necesitar, porque está diseñado para múltiples usos, desde
administrativos hasta científicos. Lo normal es que uses
sólo unas pocas.



Para facilitarte la elección, las funciones están clasificadas
en categorías.

Abre la cinta Fórmulas y verás todas las posibilidades que
tienes para elegir una función: Lógicas, Texto, Fecha y
hora, etc. Como es probable que uses sólo unas pocas,
puedes acudir al primer
botón de
izquierda, fx
Insertar funciones, que te
permite acceder a
todas.
tienes un botón
También
similar en la línea de entrada
de fórmulas.



la



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Si pulsas sobre él, y eliges la opción Todas, obtendrás el
catálogo completo de funciones. Una vez encontrada la que
buscabas, puedes pulsar el botón Aceptar y así se insertará
la función en tu fórmula. También puedes pulsar con doble
clic y entonces se te ofrece una ventana de parámetros en
la que puedes ir concretando cada uno:



Asignar nombre a un rango

En la misma cinta de Fórmulas puedes ver el botón de
Asignar nombre a un rango. Es utilidad te facilita la
edición de fórmulas, porque en lugar de usar referencias
tipo $D$4 o C112, puedes usar nombres.



Por ejemplo, en la imagen se
está asignando el nombre
prueba a una lista del 1 al 7.

Después, para encontrar su
promedio o su suma, podrás
escribir PROMEDIO(prueba)
o SUMA(prueba), con lo que el lenguaje de tus fórmulas
será más natural.

Para insertar un nombre a un rango debes seguir estos
pasos:


 Abrir la cinta Fórmulas
 Seleccionar un rango o una celda
 Pulsar el botón de Asignar nombre a un rango.
 En la ventana de asignación escribir el nombre
deseado y Aceptar (no es conveniente cambiar nada
más).



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Funciones de tipo condicional


Para la confección de documentos en Excel que dispongan
de funcionalidades interesantes conviene tener en cuenta
las siguientes funciones:

SI

Es la función condicional. Actúa sobre una condición y si es
verdadera se calcula una primera fórmula y si es falsa otra
segunda.

SI(Condición;Valor si es verdadera la condición;Valor si es
falsa)

SI(D34>8;44;23)

significaría que si la celda D34 es mayor que 8, el resultado
que se escribiría sería el 44, y en caso contrario el 23.

ESBLANCO, ESNUMERO, ESTEXTO

Estas tres funciones informan sobre el contenido de una
celda:

ESBLANCO
Devuelve el valor
argumento está vacía. Se puede combinar con SI.



lógico VERDADERO si

la celda



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la celda

lógico VERDADERO si

la celda

BLANCO";"TIEN