PDF de programación - Formatos, rangos y gráficos - Guía rápida de Excel 2007

Guías de Excel 2007

Guía 2

A. Roldán 2009

Guía rápida de Excel 2007

Formatos y rangos

Índice

 Formatos de celda
 Formatos numéricos
 Comando deshacer
 Estilos
 Operaciones con rangos
 Alto y ancho de celda





Formatos de celda

Formatos de fuente y alineación

La apariencia que presenta una celda se concreta con las
opciones de Formato. A continuación descubriremos las
principales opciones de formato que existen, dejando el
resto a tu experimentación.

Señala con el ratón una celda en cualquier modelo.
Observa la zona de Formatos en la ficha de Inicio, los

grupos Fuente, Alineación, etc.:

siguientes
Obtenemos
informaciones: es un texto en la
fuente de letra Calibri, tamaño
de 11 puntos y modalidad
normal, sin negrita o cursiva. Además figuran rellenos, color
de texto, alineación etc.

las

Cambia ahora las características de esta celda a tu gusto.
Para eso puedes seguir usando la ficha Inicio, en la que
dispones, a la izquierda, de todas las opciones de Fuente,
Bordes, Relleno, etc.



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Puedes con ella cambiar el tipo de letra, el tamaño y
convertirla en negrita, subrayada, etc.

Un poco más a la derecha, en el grupo
Alineación se cambia a izquierda o
derecha o centro. También se puede
concretar la alineación vertical o la
inclinación. Puedes
los
botones: Arriba a la izquierda están los que concretan la
alineación vertical. A su lado el correspondiente a la
inclinación.

localizar

En la parte de abajo se encuentran los tres de alineación
izquierda, centro y derecha, y a su lado los de aumentar o
disminuir sangría. Experimenta con todos ellos.

Más a la derecha se encuentra la opción de Ajustar texto,
para permitir saltos de línea dentro de la misma celda, y la
de Combinar y centrar celdas, que convierte en una sola
celda
estén
seleccionadas. Ambas opciones se explican más adelante.

adyacentes

todas

las

celdas

que

Si prefieres usar ventanas parecidas a las de anteriores
versio
nes,
ábrelas mediante las entradas incluidas en la parte baja de
cada grupo (pequeñas flechitas de la derecha).















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A los formatos de celda también se accede pulsando con el
botón derecho y eligiendo Formato de celdas... en el
menú contextual que obtienes.

Debes acostumbrarte desde ahora a esta técnica. Cuando
no tengas claro qué hacer con un objeto (celda, imagen,
gráfico, etc.) pulsa sobre él con el botón derecho y elige
una de las opciones que te ofrece el menú contextual.

Colores de relleno y bordes

También es muy simple cambiar el color de relleno y los
bordes de una celda o de un grupo de celdas.

Cambio de fondo

Para lograrlo selecciona un rango de celdas y
botón de relleno de color

usa el

Si usas la flecha de su derecha abrirás el
catálogo de colores, en el que se puede
seguir profundizando para elegir Más
colores e incluso personificarlos.





Cambio de borde

Los bordes también son sencillos de quitar o
poner:

Usa el botón que se sitúa a la izquierda del
anterior

Usa también la flecha y obtendrás todas las
modalidades y comandos de bordes.



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Experimenta con varias celdas asignando los distintos
bordes que figuran en el menú desplegable.

Ten en cuenta que son aditivos. Si eliges borde inferior y
borde superior se dibujan ambos. La opción de Dibujar
borde es muy efectista, pero te puedes confundir con
facilidad.

Formatos numéricos

Formatos rápidos

En todos los modelos que consultes verás que puede haber
celdas en las que los números se presentan con un decimal
y sin embargo en otras hay dos. Igualmente, unas estarán
expresadas en euros y otras en porcentaje. Existirán celdas
que expresen
incluso símbolos
especiales, como 34 km/h.

fechas y horas, e

Aprenderemos a continuación cómo se
cambian los formatos de los números. Elige
una celda que contenga un número.
Abre la ficha de Inicio. En la parte
central puedes ver el grupo de botones de los
formatos numéricos.

Para aumentarle el número de decimales elige el penúltimo
botón de abajo. Cada pulsación añadirá un decimal. El
botón situado a su derecha disminuirá un decimal.
Experimenta con los dos para ver el efecto.

El botón central activa el

punto de los miles.

El situado a su izquierda convierte el número de la celda en
porcentaje. Hay que advertir que el verdadero valor
almacenado es el “tanto por uno”. Por tanto, si se multiplica
una celda por otra en forma de porcentaje, se calcula
automáticamente el porcentaje de la primera celda sin tener
que dividir entre 100.



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Por último, el primer botón permite un cambio rápido de
moneda.

Categorías

lista desplegable situada sobre

La
botones permite elegir
formato. Explicaremos algunas: Opciones: puedes fijar las
siguientes, según la categoría:

los
la categoría de

General

No se fija un formato específico, y se deja a Excel que elija
el más adecuado.

Número

Posee las propiedades vistas en
anteriores párrafos: número de
decimales y separador de miles. Si
abres la ventana clásica con el
botón derecho o con la pequeña
flecha de la ficha, se abrirá para
ofrecerte otra opción, y es la forma
de presentar los números negativos, que es muy útil en
modelos de tipo financiero, para distinguir el efectivo de las
deudas.

Moneda

Si defines el formato de una celda como moneda, el
programa la elegirá según la región geográfica que esté
definida en tu equipo.









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Fecha

Tienes la posibilidad de elegir fecha corta (numérica) y
fecha larga, con palabras como miércoles o Enero. En otra
Guía ampliaremos el tema del formato de fecha, y también
la categoría hora.

Porcentaje, fracción y científica

El primero ya está explicado. La fracción deberás manejarla
con cuidado, porque redondea. La notación científica es la
usual del tipo 1,26E+12

Texto

Convierte el número en texto sin valor de cálculo.

Personalizada

Esta categoría no está visible en la lista, pero la puedes
usar abriendo el cuadro de formatos con el botón derecho.



Personalizada: Para añadir
una palabra, unidad o símbolo a
una cantidad numérica debes
alterar su código. Para ello elige
la categoría de Personalizada
y busca un tipo de formato en la
lista de
tipos, por ejemplo
Estándar, o 0,00. Escribe la
palabra que deseas que figure en la celda detrás del
número, por ejemplo cm. Detrás del código entre dos
comillas: Estándar "cm." En la imagen se ha definido el
formato en km/h.



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En los modelos de Física o Química es muy útil añadir las
unidades de las magnitudes al código estándar: g/l, m/s,
newton, etc.

En guías posteriores se ampliarán algunas ideas sobre
formatos.



Comando deshacer

Si alguno de los cambios de formato que has efectuado no
te satisface, puedes acudir al comando Deshacer, para
que el programa no tenga en cuenta el último cambio. Este
comando debe figurar en la Barra de herramientas de
acceso rápido, que es la que figura arriba y a la derecha de
la pantalla.



Si no lo vieras, con la flecha situada al final a la derecha
puedes personalizar la barra e incorporarlo.

Puedes usar también la combinación de teclas Ctrl+Z. Si
también cambias de opinión en esto y no quieres deshacer,
con Edición Rehacer (Ctrl+Y) vuelves a efectuar el
cambio.

Practica con varios cambios de formato y después acudes
alternativamente a los dos comandos para ver su efecto.



Ajustar texto automáticamente

En algunas situaciones se puede desear incluir en una
celda todo un párrafo con saltos de línea, como ocurre en
la siguiente imagen



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Para
seleccionar
ficha
botón Ajustar texto.

de



conseguirlo
debes
la celda deseada, abrir la
Inicio y pulsar sobre el

Si una vez que estás escribiendo un texto deseas activar el
salto de línea, puedes usar la combinación de teclas Alt-
Intro

Si una vez que estás escribiendo un texto deseas activar el
salto de línea, puedes usar la combinación de teclas Ctrl-
Intro



Estilos


Cuando tengas en unas celdas opciones de formato cuya
combinación te agrade, puedes convertirlas en estilos, que
son estructuras formadas por fuentes, tipos de alineación,
bordes, rellenos, etc. que se pueden aplicar todos a la vez
en una misma celda, y que se guardan con tu modelo.
También existen estilos ya diseñados, que puedes usar
para tus documentos de Hoja de Cálculo. Comenzaremos
con estos últimos

Aplicar un estilo

En la ficha Inicio dispones del grupo de
estilos de celda.





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Puedes elegir estilo en el
catálogo que se te ofrece.
Basta
un
rango o celda, abrir el
catálogo y señalar el

seleccionar

estilo deseado.







Los estilos se pueden actualizar y modificar, y verás más
adelante que los puedes crear. Para modificar un estilo,
selecciónalo con el botón derecho, lo que te da acceso a
las opciones de Aplicar, Modificar, etc.











Si eliges Modificar obtendrás la siguiente
ventana:

Mediante