PDF de programación - Excel XP Básico

Centro
de
E.P.A.

LOS “LLANOS”
ALBACETE

José Luis González Roldán

[EXCEL XP BÁSICO]

Centro de Educación de Personas Adultas de Albacete “Los Llanos”

Contenido

¿Qué es y para qué sirve Excel? ................................................................................. 3
La ventana inicial de Excel.........................................................................................5
Barra de menús ............................................................................................................................. 6
Barras estándar y formato ............................................................................................................. 9
Barra de Título............................................................................................................................ 10
Barra de fórmulas ....................................................................................................................... 10
Conceptos básicos...................................................................................................... 11
Símbolos de los operadores y orden en que se ejecutan ............................................................ 11
Teclas de movimiento en Excel .................................................................................................. 12
Crear un libro.............................................................................................................................. 12
Guardar un libro.......................................................................................................................... 13
Rango y nombre de celdas......................................................................................................... 13
Aplicar un formato...................................................................................................................... 16
Mensajes de error más frecuentes en Excel ................................................................................ 16
Autoformato................................................................................................................................ 18
Copiar / Cortar / pegar celdas ..................................................................................................... 19
Cálculos y funciones ................................................................................................. 25
Cálculos sencillos ....................................................................................................................... 25
Funciones.................................................................................................................................... 27
Listas en Excel........................................................................................................... 33
¿Qué es una lista? ....................................................................................................................... 33
Crear una lista............................................................................................................................. 33
Ordenar listas.............................................................................................................................. 34
Filtrar listas................................................................................................................................. 36
Gráficos en Excel ...................................................................................................... 39
Gráfico incrustado ...................................................................................................................... 39
Gráfico en hoja distinta............................................................................................................... 40
Uso del asistente ......................................................................................................................... 42
Cambiar el tipo o modificar un gráfico....................................................................................... 44
Imprimir una hoja de Excel......................................................................................49
Vista preliminar y configuración de página................................................................................ 49
Imprimir una hoja de Excel ........................................................................................................ 53
Consejos para imprimir............................................................................................................... 55
Imprimir más de una hoja de cálculo en el mismo trabajo ......................................................... 55

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Excel XP básico

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¿Qué es y para qué sirve Excel?

Excel es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere
decir que si ya conoces otro programa de la suite Office, como Word, Access,
PowerPoint,... te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y
comandos funcionan de forma similar en todos los programas de la suite.

Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de cálculo,
no te preocupes, ahora te lo explico. Una hoja de cálculo es un programa que es
capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza
una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números,
texto, fechas, horas o gráficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos
uno debajo de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el
resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya
veremos más adelante cómo se hace exactamente, pero es muy fácil).

Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora.
Pero piensa qué ocurre si te equivocas al introducir un número en una suma de 20
números, tienes que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa
si te equivocas al
introducir un dato, simplemente corriges el dato y
automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo.

Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imagina
que estás haciendo la declaración de la renta a mano y al final descubres un error,
tendrías que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel sólo tienes que corregir
un dato.

Esta característica de recálculo automático te permite también hacer
simulaciones fácilmente. Por ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al
mes al pedir un préstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes
cantidades en el importe del préstamo para que veas lo que tendrías que pagar en
cada caso.

Excel XP básico

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Vamos a ver otro ejemplo que nos servirá para ver más características de

Excel.

En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel.

Puedes observar como las columnas se numeran por letras A,B,C,... y las filas
por números 1,2,3,... En las celdas D6,D7,D8 Y D9 se ha calculado el producto de
las celdas correspondientes de la columnas B y C, y en la celda D11 la suma total

En la celda D12 se ha calculado el IVA, en la barra de fórmulas puedes ver la
fórmula que se ha utilizado =D11*0,16 es decir, el producto de lo que hay en la
celda D11 multiplicado por 0,16 (16%) y en la celda D14 el total de la factura, es
decir, la celda D11+ D12

Así de fácil e intuitivo es Excel. Seguro que ya estás deseando seguir el

resto del curso para aprender a utilizarlo.

Aunque en este ejemplo no figura, (en el vídeo de ayuda tiene un ejemplo),
Excel también es capaz de dibujar gráficos a partir de los datos introducidos, del
estilo de los gráficos en forma de tarta y en forma de barras que se ven en las
encuestas.

Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal
como en el plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los más
complejos cálculos financieros.

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La ventana inicial de Excel

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Barra de menús

Desde esta barra y mediante menús desplegables podemos acceder a todas
las opciones para manejar Excel. A las acciones más habituales podemos acceder
desde los botones de las barras estándar y de formato.

Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de

elementos:



Comandos inmediatos. Se ejecutan
de forma inmediata al hacer clic
sobre ellos. Se reconocen porque a
la derecha del nombre del comando,
o no aparece nada o bien aparece la
combinación
para
teclas
ejecutarlo desde el teclado.
los
Por ejemplo, en el menú Edición,
comandos Cortar, Copiar o Pegar que se activan pulsando al mismo
tiempo las teclas Ctrl.+X ; Ctrl.+C o Ctrl. + V

de

Otro menú desplegable. Al situarse sobre éste, se abre un nuevo
menú a su lado con más opciones para que elijamos una de ellas. Se
reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Por ejemplo, en el
menú Insertar, Imagen.



Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana o cuadro de
diálogo en el que nos pedirá que rellenemos algunos datos y que
tendrá botones para aceptar o cancelar la acción. Se distinguen
porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el
menú Insertar, Símbolo...

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