Lotus Notes - ¿como cambiar el acceso a una bd si cambian el id?

Tengo varias bases de datos realizadas en Lotus Notes. Cada persona puede ver ciertos documentos en función de su nombre. Mi problema es cuando el administrador me cambia el nombre en el id, porque se ha renombrado el departamento o alguna cosilla así. Entonces la persona no puede ver los documentos que había creado antes, porque ya no coincide el nombre en los campos de lectores y autores.
El acceso a documentos se controla mediante una lista de control de acceso y además campos de lectores y autores.

create un grupo y asignale un rol.
ese rol lo metes en el campo lectores y asi te quitas de lios en futuros

visita http://www.notesring.com

En mi caso no considero viable poner un rol por persona. Cada documento lo ven su autor y las personas que están afectadas por él. Por ello lleva un campo de lectores y los usuarios diferentes son cientos. El problema es que cambian con frecuencia el nombre largo de la persona. por ej. pepe/departamento1/empresa pasa a pepe/departamento nuevo/empresa o pepe p/departamento1/empresa. Y esto no se refleja en los campos de lectores. En la base de datos de correo siguen viendo todos los nuevos y los antiguos, pero en las mías me da problemas. Así que me gustaría saber como identificar de forma única el id de cada usuario independiente de los cambios.
Muchas gracias por tu respuesta.

Ana,

dos cosas, la primera es que si renombráis con frecuencia los usuarios es que algo falla. Normalmente se debe buscar una nomenclatura que permita una administración sencilla no que se convierta en una pesadilla (y rima y todo).

La otra cosa es la solución, que no he probado por cierto. Lee el documento de la ayuda de administración que se titula "Updating Readers and Authors fields" cre que te ayudará

Saludos
A