Lotus Approach - Orden de Compra

Hola, espero alguien pueda ayudarme estoy tratando de hacer una orden de compra solo que no se como hacer que cada que agrego un articulo lo haga con el numero de folio de esta orden, ademas de hacerle el estatus con las siguientes opciones: Abierta, Cancelada y Cerrada.

Desde ya Gracias .

Explicate un poquito mas para ver si se te puede ayudar, con la opción de " Abierta, Cancelada y Cerrada" no le veo problema, lo que no logro captar es "cada que agrego un articulo lo haga con el numero de folio de esta orden"