Access - Enviar informes personalizados por email

Enviar informes personalizados por email

Publicado por Jorge (27 intervenciones) el 19/05/2007 11:00:01

Hola,
Tengo una BD en access para la gestión de un almacen.
En la tabla de clientes cree un campo e-mail, por información, pero ahora me vendría muy bien enviar por e-mail los albaranes a aquellos clientes a los que vamos a facturar en el mes proximo.
Para ello tengo una consulta con la empresa, el contacto, el e-mail, los artículos, sus precios, y un campo que me dice si el cliente lo quiere por e-mail o no, para no hacerlo con todos.
Bien, con ella he construido un informe, como si fuera el albarán, que quiero enviar por email, como si fuera a la impresora, con la diferencia que cada informe debe ir a una dirección diferente, claro esta.
Si tuviera uno o dos, no habria mucho problema, pero tengo demasiados, y además no todos lo quieren por e-mail, con lo que la necesidad de automatizarlo es importante.
Necesito, si alguno conoce, un manual (on-line o en papel) donde me explique como hacerlo.
Saludos.

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Enviar albaranes por correo electrónico a clientes seleccionados

Publicado por Alejandro (4142 intervenciones) el 10/08/2023 19:48:21

Para automatizar el proceso de enviar albaranes por correo electrónico a clientes seleccionados desde tu base de datos de Access, puedes utilizar VBA (Visual Basic for Applications). A continuación, te proporcionaré un enfoque general sobre cómo podrías abordar este proceso. Ten en cuenta que este es un proceso más avanzado y podría requerir ciertos conocimientos de programación y manipulación de correo electrónico.

1. Configuración previa:
- Asegúrate de que tienes la información necesaria en tu tabla de clientes, incluyendo los campos de correo electrónico y la indicación de si desean recibir el albarán por correo electrónico.
- Verifica que tienes la información de los albaranes a enviar en una consulta o tabla.

2. Desarrollo del proceso:
- Abre el editor de Visual Basic for Applications en Access. Puedes hacerlo presionando Alt + F11.
- Crea un nuevo módulo y define una función o subprocedimiento para enviar correos electrónicos. Aquí necesitarás utilizar objetos como `Outlook.Application` para enviar los correos electrónicos.

3. Código de ejemplo:
A continuación, te muestro un ejemplo simplificado de cómo podría ser el código VBA para enviar los albaranes por correo electrónico:

Public Sub EnviarAlbaranesPorEmail()

    Dim db As DAO.Database

    Dim rsClientes As DAO.Recordset

    Dim rsAlbaranes As DAO.Recordset

    Dim outlookApp As Object

    Dim outlookMail As Object

    Set db = CurrentDb

    Set rsClientes = db.OpenRecordset("SELECT * FROM Clientes WHERE EnviarPorEmail=True")

    Set outlookApp = CreateObject("Outlook.Application")

    Do While Not rsClientes.EOF

        ' Abrir un nuevo correo electrónico

        Set outlookMail = outlookApp.CreateItem(0)

        ' Configurar el correo electrónico

        With outlookMail

            .Subject = "Albarán para " & rsClientes![Empresa]

            .To = rsClientes![Email]

            .Body = "Adjunto encontrará su albarán."

            .Attachments.Add "RutaDelInforme.rtf" ' Ruta del informe a adjuntar

            .Send ' Para enviar automáticamente; si prefieres revisar el correo antes de enviar, comenta esta línea

        End With

        rsClientes.MoveNext

    Loop

    rsClientes.Close

    Set rsClientes = Nothing

    Set outlookMail = Nothing

    Set outlookApp = Nothing

End Sub

Este es solo un ejemplo básico para darte una idea de cómo podrías abordar el proceso. Deberás ajustar y expandir este código según tus necesidades específicas, incluyendo la forma en que generas los informes y adjuntas los archivos.

Te recomiendo consultar la documentación de Access y Outlook para obtener información detallada sobre cómo trabajar con objetos y enviar correos electrónicos desde VBA. Además, puedes buscar tutoriales en línea o manuales que se centren en la automatización de correos electrónicos con Access y Outlook.

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