Excel - Correspondencia de Word lee mal la bases de datos en Excel

MANUAL PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA

PARA OFFICE 2003

1.	Para usar la opción de Combinar Correspondencia, se debe activar la barra pulsando en la parte azul obscura   de una de las barras de menú con el botón derecho del Mouse.

2.	Se despliega un menú de Barras. Donde dice Combinar Correspondencia, pulsar un click. Si ya está tildado, como en el ejemplo, no lo pulse.

3.	Aparece una barra nueva que contiene activo un Icono de Configuración del Documento Principal y uno de Abrir Origen de Datos. Los demás Iconos están deshabilitados.

4.	Al pulsar el Icono Configuración del Documento Principal aparece el siguiente menú:

5.	Pulse en Tipo de Documento el botón Cartas. Por defecto se tiene Documento normal de Word, lo que indica que el archivo no tiene combinación combinada

6.	Al pulsar el Icono Abrir Origen de Datos se presenta el siguiente menú:

7.	Pulse Mis documentos o Mi PC y selecciones la ubicación del archivo de entrada de datos (que puede estar en Excel o en Access)

8.	Se selecciona el archivo a utilizar (Ej: Caja de Ahorro)

9.	Seleccione la hoja donde están los datos, en este caso Datos$ y pulse Aceptar (En general es la primera hoja del archivo).

10.	Al seleccionar la Hoja, se activan el resto de los iconos en la Barra de Menú de Combinar Correspondencia.

11.	En el archivo de Word, posiciónese en el lugar de documento donde va a incrustar la variable a seleccionar. Pulse el 6° Icono (Insertar campos combinados) y aparece el menú “Insertar campos combinados”. Seleccione en éste Menú el campo a insertar, por ejemplo la Cédula y pulse Insertar y a continuación Cancelar.

12.	La Cédula seleccionada es: 645958. Esta es la variable y hay que formatearla pulsando con el botón de la derecha encima de la Cédula y aparece un menú. Seleccione “Activar o desactivar código de campo”.

13.	Se obtiene: { MERGEFIELD "Cédula" }, y se edita { MERGEFIELD "Cédula" \# ”###.##0” }, obteniendo  635.958

14.	Si se selecciona el campo Sueldo_Basico, cuyo contenido es 6367,47 y se quiere pone como 6.367,47, se edita el campo Sueldo_Basica, obteniéndose: { MERGEFIELD "Sueldo_Basico" } y se edita { MERGEFIELD "Sueldo_Basico" \# “###.##0,00” }

15.	Al seleccionar el campo Aporte_Caja_Ahorro, que tiene un valor de 0,15 y se quiere poner como 15 %, se edita el campo Aporte_Caja_Ahorro, obteniendose: { MERGEFIELD "Aporte_Caja_Ahorro" } y se edita { MERGEFIELD "Aporte_Caja_Ahorro" \# “0 %” }

16.	Al seleccionar el campo Fecha_Nacimiento, que tiene un valor de 03/15/44 y se quiere poner como 15/03/1944 se edita el campo Fecha_Nacimiento, obteniendose: { MERGEFIELD "Fecha_Nacimiento" } y se edita { MERGEFIELD "Fecha_Nacimiento" \@ “dd/MM/yyyy” }

17.	Para insertar la fecha del día se procede de la siguiente forma:

•	Posiciónese en el documento, en el lugar donde quiere insertar la fecha.

•	Se pulsa en el Menú principal Insertar.

•	En el Menú insertar, seleccionar Fecha y hora…

•	En el Menú Fecha y hora, seleccione el formato de la fecha a utilizar.

•	En la parte derecha del Menú Fecha y hora, donde dice “Idioma”, en la parte inferior del cuadro hay un cuadrito que dice “Actualizar automáticamente”. Si se desea que cada vez que se inicie esta combinación se actualice la fecha, debe tildar el cuadrito, en caso contrario déjelo en blanco.

•	Pulsar Aceptar

RESUMEN DE COMANDOS

A continuación se especifican los formatos correspondientes a varios tipos de variables

1.	Para la fecha sería algo así: {Mergefield Nombredelcampo \@ "dd/MM/yyyy”}

2.	Para dos decimales {Mergefield "Nombre del campo" \# "0,00" } (ojo con el separador de decimales seleccionado) \# #.##0,00

3.	Para dos decimales con el símbolo del euro: {Mergefield "Nombre del campo" \#"0,00 €"}

4.	Para dos decimales con el símbolo de Bolívares (Bs.): {Mergefield "Nombre del campo" \#"Bs.0,00"} o \# “Bs.###.##0,00”

5.	Para obtener un porcentaje: {={MERGEFIELD "Nombre del campo"} *100 \#"0 %"}

6.	Puedes ver más modificadores y su uso en la ayuda de Word.

NOTA:

El presente instructivo no esta totalmente concluido, pero les puede servir de ayuda para realizar los trabajos y/o exámenes de la materia