Access - BBDD compartida con tabla unificada.

Buenos días,

Necesito crear una BBDD alojada en red con una única tabla en principio para la cual pueda acceder 5 personas para modificarla a la vez y 3 en modo consulta. El detalles seria:

- Los 6 usuarios solo modificarían las filas asignadas a su usuario que y no al resto, es decir, que ninguno cambiaria la misma fila al mismo tiempo. Cada uno accedería a su formulario que tiene aplicado un filtro por usuario y hay cambiarían los datos del campo estado y detalle.
- Los 3 consulta, tendrían visibilidad sobre toda la tabla y solo cambiarían datos en casos muy puntuales.

He pensado otra opción y es crear 5 tablas que se vuelquen los datos por una consulta de actualización de datos en la tabla global, de esta forma nadie cambiaria los datos directamente en la tabla general.

No puedo montar un servidor por cuestión de privilegios por en los PCs por ese motivo lo alojo en una carpeta en red.

Alguien me dice cual es la mejor opción o mas correcta, ya que los 5 usuarios van a estar constantemente modificando sus filas y me da miedo perder los datos.

Si alguno sabe como hacerlo mejor y tiene un ejemplo de BBDD parecida agrederia que me envia para interntar dar luz a este tema a la cuenta [email protected] o me diga donde descargarlo.

Muchas gracias a todo,

Un saludo,

Crear una base de datos compartida en red para múltiples usuarios en Access puede hacerse de varias formas. Dado que mencionaste que no puedes montar un servidor y estás alojando la base de datos en una carpeta en red, aquí te presento dos enfoques que podrían ser útiles para tu situación:

Opción 1: Tabla global y filtros de usuario

1. Tabla global:
Crea una tabla central (tabla global) que contenga todos los registros. Esta tabla será la fuente principal de datos para la base de datos.

2. Tablas de usuarios:
Crea tablas individuales para cada usuario, donde se almacenarán los registros específicos de cada usuario. Estas tablas tendrán un campo que las relacione con la tabla global.

3. Formularios y filtros:
Crea formularios para cada usuario que estén vinculados a sus tablas individuales. Aplica un filtro a cada formulario para que solo muestre los registros asociados al usuario actual.

4. Consulta de actualización:
Crea consultas de actualización que tomen los datos de las tablas de usuarios y actualicen la tabla global con los cambios necesarios. Esto permitirá que los usuarios hagan cambios en sus registros y luego actualicen la tabla global de manera controlada.

5. Permisos de acceso:
Asegúrate de configurar los permisos de acceso a la carpeta en red de manera que los usuarios tengan los permisos adecuados para leer y escribir en la ubicación de la base de datos.

Opción 2: Tablas vinculadas

1. Tabla en base de datos compartida:
Crea una única base de datos en la ubicación en red. Esta base de datos contendrá la tabla principal y las relaciones necesarias.

2. Tablas en las PC de los usuarios:
Crea bases de datos individuales para cada usuario en sus propias PC. Estas bases de datos contendrán las tablas vinculadas a la tabla principal en la base de datos compartida.

3. Formularios y filtros:
Crea formularios en las bases de datos individuales de los usuarios. Estos formularios estarán vinculados a las tablas vinculadas y podrán aplicar filtros para mostrar solo los registros del usuario actual.

4. Permisos de acceso:
Configura los permisos de acceso a la carpeta en red de manera que los usuarios tengan los permisos adecuados para leer y escribir en la ubicación de la base de datos compartida.

5. Actualización de la base de datos compartida:
Cada cierto tiempo, puedes configurar una tarea para que las bases de datos individuales de los usuarios actualicen las tablas vinculadas desde la base de datos compartida. Esto permitirá que los usuarios trabajen de manera aislada en sus bases de datos locales y luego sincronicen los cambios con la base de datos principal.

Ambos enfoques tienen sus ventajas y desventajas. La elección dependerá de tus necesidades específicas y de las limitaciones de tu entorno. Recuerda que, en cualquier caso, es importante realizar copias de seguridad regulares de los datos y mantener una buena comunicación con los usuarios para asegurarte de que los cambios se gestionen de manera adecuada.