Access - Fechas y documentos

Hola,
tengo dos dudas sobre Access.

Tengo una tabla de trabajadores con sus altas y bajas de contratos. Un campo se llama fecha fin. Me gustaría saber si hay alguna manera de decir que mediante un email o un aviso o algo, nos avise tres dias antes o el mismo día de que ese trabajador acaba contrato.

La siguiente es saber como tengo que hacer si quiero generar documentos en Word. Es decir, cuando un trabajador tiene un accidente, hay que generar un documento, donde tiene que llevar algun campo de Access y luego añadidos mas datos, lugar accidente etc...
Primero lo hice con Combinar correspondencia,pero a la hora de imprimir o buscaba el operarioen cuestión o me imprimia todo.
Luego he hecho un informe, pero claro, no puedo añadir la información y me pasa lo mismo, tengo que andar seleccionando registro para poder imprimir solo el que me interesa.

Si alguien me peude ayudar, se lo agradecería.

Muchas gracias

Leyre

Hola, Leyre.

¡Claro! Te ayudo con ambas dudas:

1. Recordatorio de Contratos:
Puedes crear una consulta o un informe en Access que verifique si hay trabajadores con contratos que vencen en tres días o el mismo día. Luego, puedes configurar una tarea programada en tu sistema operativo para que ejecute la consulta o el informe a diario y te envíe un correo electrónico con los resultados. Aquí hay una guía básica de cómo hacerlo:

- Crea una consulta en Access para seleccionar los registros de los trabajadores cuya fecha fin de contrato es igual a la fecha actual más tres días o igual a la fecha actual (utiliza la función `Date()` para obtener la fecha actual y la función `DateAdd()` para sumar tres días).
- Guarda la consulta con un nombre significativo, como "ContratosPorVencer".
- En tu sistema operativo (por ejemplo, en Windows), configura una tarea programada que ejecute una macro de Access o un archivo por lotes que ejecute el informe o la consulta.
- Si prefieres recibir un correo electrónico con los resultados, puedes usar una aplicación de correo electrónico como Outlook y configurar la tarea programada para enviar el informe o la consulta por correo electrónico utilizando la función de "Enviar objeto" en Access.

2. Generar documentos en Word desde Access:
Para generar documentos en Word con datos de Access y campos adicionales, puedes usar la función "Combinar correspondencia" en Word y vincular la fuente de datos a tu base de datos de Access. Aquí te muestro los pasos:

- En Word, abre un nuevo documento y ve a la pestaña "Correo" o "Correspondencia" (dependiendo de la versión de Word que estés usando).
- Selecciona "Iniciar combinación de correspondencia" y elige "Cartas" o el tipo de documento que desees crear.
- A continuación, selecciona "Seleccionar destinatarios" y elige "Usar una lista existente".
- En este punto, selecciona "Examinar" para encontrar y vincular tu base de datos de Access (.accdb o .mdb).
- Elige la tabla que contiene la información de los trabajadores, selecciona los campos que deseas incluir en el documento de Word y haz clic en "Aceptar".
- Ahora, en el cuerpo del documento de Word, coloca los campos de la base de datos de Access utilizando los botones "Agregar campo" o "Insertar campo de combinación" según la versión de Word que estés utilizando.
- Luego, puedes agregar manualmente los campos adicionales como "lugar de accidente" y otros datos necesarios.

Con estos pasos, podrás generar documentos personalizados para cada trabajador en Word utilizando la información de tu base de datos de Access.

Espero que estas soluciones te sean útiles. ¡Buena suerte!