Access - como hacer para no duplicar datos

bueas tardes me podrian ayudar soy novato en esto del access y solo cuento con una sola tabla por que solo hare captura de informacion para solo consulta, lo que pasa que si escribo escritorio tipo L y quiero solo agregarle otro con un departamento diferente como le hago

Hola, no acabo de entenderte bien pero dependiendo de la información que quieras manejar te aconsejo que crees las tablas necesarias.
Para no duplicar registros en una tabla lo primero es que en el diseño de la tabla marques alguna de las columnas como Clave Principal.
como te digo, no acabo de entenderte, parece que quieres registrar escritorios de distintos tipos en distintos departamentos, pues ahí ya tienes una tabla de departamentos que puede contener por ejemplo las columnas cddepartamento y dsdepartamento (código y descripción), luego tu tabla que llevaría las columnas cdescritorio y dsescritorio y además la clave heredada cddepartamento. La relación de las dos tablas sería departamentos uno a varios escritorios.