Access - CREAR TABLA CON RELACIÓN VARIOS A VARIOS

Buenos días, he creado una tabla en access para tener a gente que realizará una serie de cursos y que pertenecen a una organización.

El tema es que leyendo los foros parece que tenía que haber creado varias tablas, pero no llego a saber como resolver el tema de la tabla cursos. Me explico a ver si alguien me puede aclarar el como lo hago.

Creo una tabla de personas con sus datos (cada persona puede solicitar hasta 4 cursos). Tengo que repetir cada persona como distinto registro cuando solicita otro curso? o solamente necesito poner un campo de curso. Porque yo lo que había creado era en cada registro 4 campos poniendo curso1, curso 2, curso 3 y curso 4 y ese campo lo había hecho tipo lista, pero luego no logro relacionarlo con otra tabla de cursos con otros 4 campos, en fin un lío para mí.

La idea es que podamos ver, cada persona y cada organización que cursos ha solicitado y en cada curso el número de personas que tiene, teniendo en cuenta que cada uno de esos cursos tiene un límite de personas.

otra tabla con las organizaciones, las personas pertenecen a una organización, y cada organización podrá pedir 8 cursos.

La otra tabla sería de los cursos.

Si alguien me puede aclarar mi cuestión estaría muy agradecida, no sé si me he explicado más o menos, si no es así, intento aclararlo.

Muchas gracias de antemano

Te podría hacer un resumen para que entiendas el modelo de tablas relaciones en access y con eso te guies en el proceso para crear las tablas, vamos a intentarlo:

En primer lugar, la estructura que has hecho tiene sus limitaciones, hoy cada persona solo puede solicitar 4 cursos pero imagínate que las reglas del juego cambian, creeme que pasa, y mañana pueden pedir 8, 10 o no tienes limitaciones de cursos a solicitar ¿Vas a crear tantos campo en la tabla personas como cursos se puedan solicitar? eso no es práctico. Necesitas una estructura que puedas añadir tantos cursos como te de la gana a las personas y controlar la limitación de cursos solicitados a través de la programación de los formularios.

Dicho esto:

1 - Deberías tener una tabla de personas con todos los datos de las mismas y un campo clave que perfectamente puede ser el DNI de la persona que es único.
2 - Deberías tener una tabla de Cursos, donde especificas todas las características de los cursos y un campo clave que los identifique a cada uno, por ejemplo un autonumérico.

3 - ¿Como relacionamos las personas con sus cursos? Para eso una tercera tabla que el el argot callejero, para que lo entendamos, podríamos llamarla "Personas-Cursos" sería la encargada de relacionar a cada persona con todos los cursos que quieras imputarle.

Por ello, "TablaPersonasCursos" con un campo IdPersona que relacionarás con la tabla "tablaPersonas". Otro campo IdCurso que relacionaras con la tabla "TablaCursos".

Mi consejo en este caso es que configures el campo "IdCurso" como un cuadro de búsqueda que lea de la tabla cursos, si usas la última versión de access lleva un asistente para eso que te facilitará las cosas.

Vale, y ahora necesitas la foto y como a través de estos foros no se puede poner una intentaré explicártelo:

Te creas un formulario de personas con todos los datos de las mismas. Sobre ese formulario insertas un Subformulario con la última tabla que hemos creado "TablaPersonasCursos", ese subformulario se relacionará directamente su IdPersona con el IdPersona del formulario principal y de esta manera, a cada persona podrás añadirle tantos cursos como quieras. Otro tema es la limitación de los 4 cursos por persona pero de momento deberías tener claro las tablas, relaciones y formulario antes de atacar dicha limitación.

Bueno, esto es solo una foto, no he profundizado mucho, cuando te pongas a ello puedes preguntar las dudas que te vallan surgiendo.


www.accessyexcel.com

Muchas gracias por tu respuesta. Me voy a poner a ello con la explicación dada, si tengo alguna duda te preguntaré, pero me has aclarado bastante.

Saludos

Hola, ya he creado las tablas y los formularios y sus relaciones. Tengo varias cosas que comentarte si me puedes ayudar:

1- No sé por qué los formularios van a su aire a la hora de cerrarlos y no aparecen ordenados por el orden de entrada. Las tablas se ordenan así, pero no los formularios. Tendrá que ver que tienen subformularios? hay alguna manera a través del diseño que puedan respetar su orden de entrada?.

2.- Hay un problema con el que no contaba y no sé ya si tiene remedio. Te comento, como te dije las personas pertenencen a organizaciones y las organizaciones pueden hacer hasta 8 cursos. Pues bien al crear las tablas que me comentaste en tu correo, creé igualmente otra de organizaciones y cursos/organizaciones, que se relacionan con ambas. El tema es que una organización puede tener varias personas que vayan a hacer un mismo curso, y claro en la práctica en su respectivo subformulario al poner el código del curso e intentar repetirlo, me dice que está duplicado y no me deja.

Espero haberme explicado bien y si no ya me cuentas. Gracias por tu ayuda de nuevo.